Einf黨rung in die Buchhaltung

KommEnt - Handbuch für die Förderung entwicklungspolitischer Informationsarbeit Anhang Buchhaltung Seite 1/1 III.    Buchhaltung Einführung in die Buchhaltung Die (nicht nur bei Nichtregierungsorganisationen, sondern auch bei Wirtschaftstreibenden)
immer wieder auftretenden Zweifel hinsichtlich Buchführungspflichten sollen im folgenden
erörtert werden. Dabei soll auch eine gewisse grundlegende Hilfestellung zur Orientierung
gegeben werden. Wer hat Interesse an einer ordentlichen Buchführung ? Finanzbehörden
Gemeinden
Sozialversicherungen
Geldgeber (Banken, Eigentümer, Subventionsgeber, Mitglieder)
Geschäftsführung, Projektverantwortliche/r Welche Buchführungspflichten gibt es? Wie aus der Aufzählung jener, die Interesse an einer ordentlichen Buchführung haben,
hervorgeht, stehen die einzelnen InteressentInnen dem ”Betrieb” mehr oder weniger nahe,
und haben verschiedene Möglichkeiten, ihr Interesse auch in eine Verpflichtung für ”den
Betrieb” umzusetzen. Bund, Länder, Gemeinden und Sozialversicherungen haben ihr Interesse durch gesetzliche
Bestimmungen     normiert.     Banken     und     Subventionsgeber     können     niemanden     zur
Buchführung zwingen, sie können jedoch die Gewährung von Geldern sehr wohl davon
abhängig machen. Die Mitglieder von Vereinen, die Eigentümer (Gesellschafter) von anders
organisierten Vereinigungen mehrerer Personen hingegen können                                                                                                                                                                       bestimmte
Buchführungspflichten in ihren Satzungen, Statuten etc. festschreiben, die über die für sie
geltenden gesetzlichen Bestimmungen hinausgehen. Vereinsgesetz: Das Vereinsgesetz 2002 ist mit 1 Juli 2002 in Kraft getreten. Bisher war im Vereinsgesetz nur festgeschrieben, dass die Leitungsorgane verpflichtet sind, die Mitglieder
über die finanzielle Gebarung des Vereins zu informieren. Es gab keiner Bestimmungen, wie
(und wann) diese finanzielle Gebarung zu ermitteln war. Das neue Gesetz enthält folgende Bestimmungen: Es   ist   ein   den   Anforderungen   des   Vereins   entsprechendes   Rechnungswesen einzurichten Mindesterfordernis ist eine laufende Einnahmen – Ausgabenrechnung
Zum Ende des Rechnungsjahres ist innerhalb von 5 Monaten eine Einnahmen – Ausgabenrechnung samt Vermögensübersicht zu erstellen. Wenn handelsrechtliche Buchführungsvorschriften bestehen, sind diese einzuhalten.

KommEnt - Handbuch für die Förderung entwicklungspolitischer Informationsarbeit Anhang Buchhaltung Seite 2/2 Die Rechnungsprüfer haben die Ordnungsmäßigkeit der Rechnungslegung und die statutengemäße Verwendung der Mittel   zu   prüfen. Die   Frist dafür   beträgt vier
Monate ab Erstellung des Jahresabschlusses; d.h. spätestens 9 Monate nach Ende
des Geschäftsjahres. Die Rechnungsprüfer haben zu berichten, die Mitglieder sind zu informieren, Mängel sind zu beseitigen. Diese Bestimmungen sind erstmals auf Rechnungsjahre anzuwenden, die nach dem 31.12.2002 beginnen. Qualifizierte Rechnungslegung für große Vereine Wenn folgende Grenzen in zwei aufeinanderfolgenden Rechnungsjahren überschritten
werden, bestehen strengere Rechnungslegungspflichten. Das erste                                                                                                                                             relevante
Beobachtungsjahr beginnt nach dem 31.12.2002. Die Vorschriften sind daher in der Regel frühestens für den Jahresabschluss 31.12.2005 anzuwenden, wenn in den Jahren 1.1. bis
31.12. 2003 und 2004 die Grenzen überschritten wurden. Wird durch einen Wechsel des
Abschlussstichtages   aber   ein   „Rumpfwirtschaftsjahr“   eingelegt,   können   die   Vorschriften
schon früher verbindlich werden.
Beispiel: Es wird beschlossen, dass ein Jahresabschluss zum 31.8. jeden Jahres aus
organisatorischen Gründen sinnvoll ist; begonnen wird damit 2003. Es ist daher zuerst ein
Jahresabschluss für das Rechnungsjahr 1.1.2003 bis 31.08.2003 zu erstellen. Wenn in
diesem Rechnungsjahr und im nächsten regulären Jahr (01.09.2003 bis 31.08.2004) die
Grenzen überschritten werden, treten die Konsequenzen schon für den Abschluss zum
31.08.2005 ein.
Die Verpflichtung zur qualifizierten Rechnungslegung erlischt, sobald die Schwellenwerte in
zwei aufeinanderfolgenden Jahren nicht überschritten werden. Grenzen: Jahresabschluss: Gewöhnliche Einnahmen oder Ausgaben über 1 Million Euro / Rechnungsjahr Erweiterter Jahresabschluss und Prüfung: Gewöhnliche Einnahmen oder Ausgaben über 3 Million Euro / Rechnungsjahr Oder
(Publikums-) Spendenaufkommen über 1 Million Euro / Rechnungsjahr Außergewöhnliche Einnahmen (als Beispiel wird in den Erläuterungen zur
Regierungsvorlage ein Vermächtnis genannt) oder Ausgaben werden nicht berücksichtigt.
Umsatz oder Vermögen des Vereins sind irrelevant.

KommEnt - Handbuch für die Förderung entwicklungspolitischer Informationsarbeit Anhang Buchhaltung Seite 3/3 Konsequenzen: Jahresabschluss (Gewöhnliche Einnahmen oder Ausgaben über 1 Million Euro / Rechnungsjahr): Es ist (anstelle der E-A Rechnung) verpflichtend ein Jahresabschluss bestehend aus Bilanz
und Gewinn- und Verlustrechnung aufzustellen. Die entsprechenden Bestimmungen des
HGB sind sinngemäß anzuwenden. Da sich die doppelte Buchhaltung, die Voraussetzung für die Bilanz ist, wesentlich von der E-
A Rechnung unterscheidet, muss das Rechnungswesen rechtzeitig umgestellt werden. Um
eine Bilanz zum 31.12.2005 zu erstellen, ist bereits ab Beginn des Jahres (Jänner 2005) die
doppelte   Buchhaltung   zu   erstellen.   Dies   gilt   auch,   wenn   zu   diesem   Zeitpunkt   die   E-A
Rechnung 2004 noch nicht fertiggestellt ist. Erweiterter Jahresabschluss und Prüfung: Gewöhnliche Einnahmen oder Ausgaben über 3 Million Euro / Rechnungsjahr Oder (Publikums-) Spendenaufkommen über 1 Million Euro / Rechnungsjahr Bei zweifacher Überschreitung dieser Grenze ist ein erweiterter Jahresabschluss aus Bilanz
und Gewinn- und Verlustrechnung und Anhang aufzustellen. Im Anhang sind jedenfalls
Mitgliedsbeiträge,   öffentliche   Subventionen,   Spenden   und   sonstige   Zuwendungen   sowie
Einkünfte aus wirtschaftlichen Tätigkeiten und die ihnen jeweils zugeordneten Aufwendungen auszuweisen. Weiters besteht die                                            Verpflichtung,    für    eine    Abschlussprüfung    durch    einen
Wirtschaftsprüfer, Buchprüfer oder Revisor zu sorgen. Der Abschlussprüfer übernimmt dann die Aufgaben der Rechnungsprüfer und hat unter sinngemäßer Anwendung des HGB
einen Prüfbericht zu erstellen. Stellt   der   Abschlussprüfer   fest,   dass   der   Verein   seine   bestehenden   bzw.   künftigen
Verpflichtungen voraussichtlich nicht erfüllen kann, so hat er dies auch der Vereinsbehörde mitzuteilen,   die   diesen   Umstand   im   Vereinsregister   einträgt!    Die    Löschung    dieser Eintragung erfolgt ebenfalls (nur) aufgrund der entsprechenden Meldung des Abschlussprüfers. Wenn und soweit ein öffentlicher Subventionsgeber zu einer gleichwertigen Prüfung
verpflichtet ist, bleibt ein hievon erfasster Rechnungskreis von der Berechnung der
Schwellenwerte bzw. den entsprechenden Prüfungen durch Rechnungs- oder
Abschlussprüfer ausgenommen. Die Ergebnisse der „öffentlichen“ Prüfung sind den
Rechnungs- oder Abschlussprüfern vom Subventionsgeber (bzw. dem ausführenden Organ)
innerhalb von 3 Monaten ab Erstellung des Jahresabschlusses mitzuteilen.

KommEnt - Handbuch für die Förderung entwicklungspolitischer Informationsarbeit Anhang Buchhaltung Seite 4/4 Handelsrecht: Im Handelsgesetzbuch sind im ”dritten Buch”, § 189 - 243 - besser bekannt unter Rechnungslegungsgesetz ”RLG” - jene Buchführungspflichten geregelt, die für alle
Kaufleute gelten. Vereine unterliegen jedoch in der Regel diesen Bestimmungen nicht. Die
freiwillige    Anwendung    des    RLG    ist    allerdings    möglich    und    wird    von    immer    mehr
Subventionsgebern auch gefordert. Bundesabgabenordnung: § 124 BAO: Wer nach Handelsrecht oder anderen gesetzlichen Vorschriften zur Führung und
Aufbewahrung von Büchern oder Aufzeichnungen verpflichtet ist, hat diese Verpflichtung
auch im Interesse der Abgabenerhebung zu erfüllen. § 126 BAO: Die Abgabepflichtigen und die zur Einbehaltung und Abfuhr von Abgaben
verpflichteten Personen haben jene Aufzeichnungen zu führen, die nach Maßgabe der
einzelnen Abgabenvorschriften zur Erfassung der abgabenpflichtigen Tatbestände dienen. § 125 BAO: Wenn bei einem Betrieb oder wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb der Umsatz in
zwei aufeinanderfolgenden Kalenderjahren 400.000 Euro übersteigt, ist man zur (doppelten)
Buchführung verpflichtet. Unterschied Einnahmen - Ausgaben Rechnung / doppelte Buchhaltung Sofern ein Verein (oder sonstiger Unternehmer) nicht durch die Grenze des Vereinsgesetzes
2002, des § 125 BAO oder die handelsrechtlichen Vorschriften des HGB zur Buchführung (in
diesem Sinn ist dann immer die doppelte Buchhaltung gemeint) verpflichtet ist, sind jeweils
nur jene Aufzeichnungen nötig, die eine vollständige Erfassung steuerpflichtiger Vorgänge
ermöglichen. Die   Aufzeichnung   aller   Einnahmen   (Geldzufluss   ohne   Rückzahlungsverpflichtung)   und
Ausgaben (Geldabfluss ohne Rückzahlungsverpflichtung) ist dafür                                                                                                                                                                 grundsätzlich
ausreichend. Ob die einzelnen Einnahmen / Ausgaben steuerliche Konsequenzen haben, ist
eine Folgefrage. Bei    der    doppelten    Buchhaltung    werden    lückenlos    alle    nach    außen    gerichteten
Geschäftsvorfälle in chronologischer Ordnung (Journal) sowie in systematischer Ordnung
(Hauptbuchkonten) erfasst. Es wird nicht nur der Geldfluss (Einnahme, Ausgabe), sondern
bereits     das    Schuldverhältnis    (Eingangsrechnung    -    Verbindlichkeit    an    Lieferanten;
Ausgangsrechnung - Forderung an Kunden, Subventionsgeber etc.) erfasst. Es werden
somit nicht nur Erfolgskonten (Mitgliedsbeiträge, Subventionen, Erlöse                                                                                                                                                                                    aus
Veranstaltungen,     Personalaufwand,     Materialaufwand,     etc.)     geführt,     sondern     auch Bestandskonten   (Kassa,   Bankkonten,   Forderungen,   Verbindlichkeiten   an   Lieferanten, gegenüber dem Finanzamt, erhaltene Darlehen etc.) Der    Jahresabschluss    der    doppelten    Buchhaltung    besteht    somit    aus    der    Bilanz
(Bestandskonten) und der Gewinn- und Verlustrechnung (Erfolgskonten). Es     wird     aber     allen     Einnahmen-/Ausgabenrechnern     (Vereinen     wie     Unternehmern) empfohlen, zu bestimmten Stichtagen, z. B. zumindest am Jahresende, eine vereinfachte
Vermögensübersicht über Guthaben oder Schulden bei Banken, ausstehende Ein- und Ausgangsrechnungen etc. zu erstellen, eben um sich über das (positive oder negative)
Vermögen eine Übersicht zu verschaffen. Für Vereine ist die Vermögensübersicht durch das

KommEnt - Handbuch für die Förderung entwicklungspolitischer Informationsarbeit Anhang Buchhaltung Seite 5/5 neue   Vereinsgesetz   2002   für   Rechnungsjahre,   die   nach   dem   31.12.2002   beginnen,
verpflichtend vorgeschrieben. Konkrete Aufzeichnungspflichten: Für die Steuern vom Einkommen und Ertrag, bzw. die Beurteilung, ob solche zu leisten
sind, genügen Aufzeichnungen über die Einnahmen und Ausgaben. Falls Umsatzsteuerpflicht besteht, sind gem. § 18 UStG zur Feststellung der Steuer und
der Grundlagen ihrer Berechnung Aufzeichnungen zu führen. Der Aufzeichnungspflicht ist
Genüge   getan,   wenn   sämtliche   Entgelte   für   ausgeführte   Lieferungen   und   sonstigen
Leistungen fortlaufend, unter Angabe des Tages derart aufgezeichnet werden, dass zu
ersehen ist, wie sich die Entgelte auf die Steuersätze verteilen. Beispiel: Veranstaltungserlöse 10 % € 200.00 sonstige Erlöse 20 % € 15.00 echte Mitgliedsbeiträge, nicht steuerbar                                                                                                                                        € 12.00 etc.
Weiters    müssen    Aufzeichnungen    über    die    von    anderen    Unternehmern    bezogenen
Leistungen und darauf entfallenden Vorsteuern, eventuellen                                                                                                                                                           Eigenverbrauch,
Einfuhrumsatzsteuer sowie (EU)-innergemeinschaftliche Warenbewegungen geführt werden.
Für die Ausstellung von Rechnungen im Zusammenhang mit der Umsatzsteuer sowie der
geltend gemachten Vorsteuern gelten eigene Formvorschriften. Wenn    DienstnehmerInnen    (sowohl    ”echte”    als    auch    die    neu    geregelten    ”freien
Dienstnehmer”)   beschäftigt   werden,   gelten   umfangreiche   Aufzeichnungspflichten   sowohl
gegenüber   den   Finanzbehörden   als   auch   gegenüber   der   Sozialversicherung   und   den
Gemeinden.   Hinsichtlich   der   für   freie   Dienstverträge   und   auch   für   bestimmte   echte
Werkverträge   bestehenden   Meldepflicht   gem.   §   109a   EStG   verweisen   wir   auf   die
entsprechenden Ausführungen an entsprechender Stelle. Weiters    entstehen    unter    anderem    im    Zusammenhang    mit    der    Veranstaltung   von Unterhaltungsdarbietungen    und    mit    der    Einnahme    von    Inseratenwerbung    aus
Vereinszeitschriften gesonderte Abgabe- und damit Aufzeichnungspflichten. Die    folgenden    einführenden    Erläuterungen    zu    den    wichtigsten    Bestandteilen    einer
Buchhaltung    gelten    sowohl    für    Einnahmen    -    Ausgaben    -    Rechner    als    auch    für
Bilanzierungspflichtige. Rechnungen, Quittungen Rechnungen an die NRO (Eingangsrechnungen, Kassa):
Die Basis jeder Buchhaltung ist der Beleg. Es muss für jede Geldbewegung, sei es auf dem
Konto oder in der Handkasse, ein Beleg vorhanden sein. Diese Belege/Rechnungen müssen
folgende Bestandteile aufweisen: NAME UND ANSCHRIFT DES LIEFERANTEN/DER LIEFERANTIN
NAME UND ANSCHRIFT DES EMPFÄNGERS/DER EMPFÄNGERIN
MENGE UND BEZEICHNUNG DER GEGENSTÄNDE BZW. LEISTUNGEN
DATUM

KommEnt - Handbuch für die Förderung entwicklungspolitischer Informationsarbeit Anhang Buchhaltung Seite 6/6 Es   ist   sinnvoll,   auf   den   Belegen   oder   bei   der   Verbuchung   die   ”betriebliche”   bzw.
projektbezogene Nutzung möglichst genau zu vermerken, z.B.: Rechnung über Speisen und
Getränke: für Catering Konzert am 7.3., Porto: für Sitzungseinladung am 8.12., Honorar
Werbegraphiker für Folder xy.
Wenn Rechnungen verlorengegangen sind, können Ersatzbelege angelegt werden, die die
Merkmale einer Rechnung aufweisen müssen. Da der Lieferant / Leistungserbringer aber bei
Nachfrage durch die Finanzbehörden, Gemeinde, KommEnt etc. bestätigen muss, sowohl
die Zahlung erhalten als auch die Leistung erbracht zu haben, ist es vorzuziehen, wenn
dieser die Rechnung nochmals ausstellt (falls sich in seiner Buchhaltung nicht ohnehin eine
Kopie der Originalrechnung befindet).
Eine   Zahlung   ohne   Beleg   wird   im   Zweifel   als   Privatentnahme   der   Verantwortlichen
(GeschäftsführerIn, KassierIn etc.) gewertet
Rechnungen von der NRO an xy (Ausgangsrechnungen):
Zahlungseingänge werden im Zweifel auch ohne Beleg als Einnahmen angesehen. Da der
Geldgeber in der Regel aber ebenfalls ordnungsgemäße Rechnungen für seine Buchhaltung
benötigt,   sollten   Ausgangsrechnungen   die   selben   Merkmale   wie   Eingangsrechnungen
aufweisen.
Als    Verein    darf    man    die    Umsatzsteuer    nur    dann    ausweisen,    wenn    der    Verein
umsatzsteuerpflichtig   ist.   Ansonsten   schuldet   man   die   in   der   Rechnung   ausgewiesene
Umsatzsteuer    ”kraft    Rechnungslegung”    auch    dann    dem    Finanzamt,    wenn    keine
Umsatzsteuerpflicht vorliegt.
Beispiel: Ein Verein, der nicht umsatzsteuerpflichtig und daher gar nicht beim Finanzamt
erfasst wird, stellt eine Rechnung über € 1.200 inklusive 20 % Ust. Wenn das Finanzamt
von dieser Rechnung erfährt, schuldet der Verein € 200 (20% vom Nettobetrag € 1.000) dem
Finanzamt, WEIL ES AUF DER RECHNUNG STEHT!
Um das Ausschicken und Einfordern von Rechnungen übersichtlich zu gestalten, ist zu
empfehlen, die Rechnungen zu nummerieren und Kopien der offenen sowie der bezahlten
Rechnungen   systematisch   abzulegen.   Die   in   der   Praxis   am   häufigsten   angewandten
Systeme   ordnen   die   Belege   nach   Rechnungsnummern   (meist   am   sinnvollsten)   oder
alphabetisch nach Kunden. Die Originalrechnung bekommt der Schuldner. Es erleichtert die
Abwicklung und Kontrolle, wenn ein Erlagschein, auf dem bereits die eigene Kontonummer
sowie   die   Rechnungsnummer   oder   sonstige   wichtige   Angaben   eingetragen   werden,
beigelegt wird. Rechnungsmerkmale für Vorsteuerabzug: Folgende Angaben sind ab 1.1.2003 für Rechnungen ab € 150 Voraussetzung damit der
Rechnungsempfänger   die   vom   Rechnungsaussteller      ausgewiesene   Umsatzsteuer   als Vorsteuer geltend machen kann: 1   NAME   UND   ANSCHRIFT DES LIEFERANTEN Name und Adresse des liefernden oder leistenden Unternehmers. 2   NEU: UID-NUMMER DES LIEFERANTEN Die dem Unternehmer vom Finanzamt erteilte Umsatzsteueridentifikationsnummer (UID-
Nummer) lautet zB: ATU 12345678.  Die UID muss im Zeitpunkt der Vornahme des
Vorsteuerabzugs vorliegen. Wird eine fehlende UID innerhalb eines Monats ergänzt, so
führt dies zur rückwirkenden Anerkennung als vorsteuergerechte Rechnung. Wird sie
erst später ergänzt, steht der Vorsteuerabzug erst in dem Zeitpunkt zu, in dem sämtliche
Rechnungsmerkmale vorliegen.
Wichtig: Die inhaltliche Richtigkeit der UID ist bis auf weiteres nicht zu überprüfen. 3   NAME   UND   ANSCHRIFT DES KUNDEN Name und Adresse des Abnehmers oder Leistungsempfängers (=Kunden). Es genügt
jede Bezeichnung, die eine eindeutige Feststellung  des Namens und der Anschrift
ermöglicht

KommEnt - Handbuch für die Förderung entwicklungspolitischer Informationsarbeit Anhang Buchhaltung Seite 7/7 ermöglicht. 4   MENGE UND HANDELSÜBLICHE BEZEICHNUNG bzw ART UND UMFANG Angabe   von   Menge   und   genauer Bezeichnung der gelieferten Wirtschaftsgüter
(Artikelnummer   soweit   vorhanden)   bzw   Art   und   Umfang   der   erbrachten   sonstigen
Leistung. Sammelbegriffe sind nicht ausreichend. Der Verweis auf nähere Angaben in
weiteren Belegen (zB Lieferschein) ist möglich. 5   LIEFERDATUM Tag der Lieferung bzw sonstigen Leistung oder Zeitraum, über den sich die sonstige
Leistung erstreckt. 6   ENTGELT Nettobetrag des Entgelts für die angeführte Lieferung bzw sonstige Leistung. Praxistipp: Die Währung sollte ebenfalls angeführt werden. 7   NEU: STEUERSATZ oder HINWEIS AUF STEUERBEFREIUNG Angabe des Steuersatzes bzw der Steuersätze oder Hinweis auf eine eventuell in
Anspruch genommene Steuerbefreiung. Eine Angabe der gesetzlichen Bestimmung,
in der die Steuerbefreiung geregelt ist, ist nicht erforderlich. 8   UMSATZSTEUERBETRAG    Der auf das Entgelt entfallende Umsatzsteuerbetrag. Bei    Abrechnung    von    Lieferungen    und    sonstigen    Leistungen    mit    verschiedenen
Steuersätzen, sind die Entgelte und Steuerbeträge nach Sätzen zu trennen. Der Ausweis
in   einer   Summe   ist   zulässig,   wenn   für   die   einzelnen   Posten   der   Rechnung   der
Steuersatz angegeben ist. 9   NEU: AUSSTELLUNGSDATUM Das    Ausstellungsdatum     der     Rechnung     sollte     spätestens     im     Folgemonat    der
Lieferung/Leistung liegen. Tipp: Bei Bargeschäften reicht „Lieferdatum = Rechnungsdatum“. 10   NEU:                FORTLAUFENDE
RECHNUNGSNUMMER Die Rechnung hat eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die
zur   Identifizierung   einmalig   vergeben   werden,   zu   enthalten.   Auch   Buchstaben   sind
zulässig. Die Rechnungsnummern können für Gutschriften auch getrennt erteilt werden.
Gutschriften benötigen keine fortlaufende Nummer beim Empfänger der Gutschrift. In die
fortlaufende   Nummerierung   können   auch   die   Kleinbetragsrechnungen   einbezogen
werden. Der Zeitpunkt des Beginns der laufenden Nummer kann frei gewählt werden,
muss jedoch systematisch sein (auch täglicher Nummernbeginn ist zulässig).Es sind
verschiedene Rechnungskreise zulässig (zB Filialen, Betriebsstätten, Bestandobjekte,
Registrierkassen),   die   Zuordnung   muss   jedoch   eindeutig   sein.   Es   können   auch
verschiedene Vertriebssysteme, Warengruppen oder Leistungsprozesse (zB Safe oder
Depotleistungen bei Kreditinstituten) als eigene Rechnungskreise angesehen werden. Hinweis: Hinsichtlich der fortlaufenden Nummer   ist durch den Leistungsempfänger
keine Überprüfung vorzunehmen. Um die Übersicht zu wahren, welche Rechnungen noch nicht bezahlt wurden, sollten die
Zahlungseingänge   durch   Stempel   oder   sonstigen   Vermerk   auch   auf   der   Rechnung
festgehalten werden.
Wenn die Buchhaltung über EDV geführt wird, ist der Vorgang ähnlich, ein Ausdruck geht an
den   Rechnungsempfänger,   die   bezahlten   sowie   die   offenen   Rechnungen   können   vom
Computer verwaltet werden.
Es    bestehen    jedoch    steuerliche    Vorschriften,    welche    Buchhaltungsprogramme    ohne
Bedenken verwendet werden können, bzw. wie die Daten gesichert und auf Nachfrage der
Behörde auch zur Verfügung gestellt werden müssen.
Subventionszusagen                                                sind     ähnlich     zu     verwalten,     da     es     sich     im     Grunde     um
Ausgangsrechnungen, die sich der Geldgeber selbst ausstellt, handelt.

KommEnt - Handbuch für die Förderung entwicklungspolitischer Informationsarbeit Anhang Buchhaltung Seite 8/8 Belegordner, Aufbewahren von -Belegen Die Belege müssen systematisch geordnet werden. Sowohl die steuerlichen Vorschriften als
auch der Fördervertrag sehen vor, dass die Belege und Aufzeichnungen sieben Jahre
aufbewahrt werden. Die Buchführung (d.h. auch die Belegablage) muss so beschaffen sein,
dass sie einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über
die Geschäftsvorfälle und die Lage des Unternehmens vermitteln kann.
Dazu   ein   Auszug   aus   den   Allg.   Vertragsbedingungen,   die   Bestandteil   aller   Verträge
zwischen KommEnt und den NRO sind:
”Die dazugehörenden Belege können in der allgemeinen Buchhaltung der NRO abgelegt
werden. Die NRO verpflichtet sich, alle mit der Förderung im Zusammenhang stehenden
Bücher und Belege sowie sonstige Unterlagen und Korrespondenz bis zum Ablauf von 7
Jahren   nach   Bezahlung   des   letzten   Teilbetrages   der   Förderung   sicher   und   geordnet
aufzubewahren.
Die sinnvolle Ordnung der Belege ist vom Umfang der Geschäftstätigkeit abhängig. Wenn
keine weiteren Vorschriften zur Bilanzierung verpflichten, reichen getrennte Aufzeichnungen
und Ablage für Einnahmen und Ausgaben. Es sollten jedoch von jedem Verein zumindest
Kassa- und Bankbücher geführt werden, um den Bankstand und den Kassastand und damit
die richtige Eintragung jederzeit überprüfen zu können. Zu diesem Zweck wird empfohlen,
Belegordner für die Bankbelege und einen Ordner für die Kassabelege anzulegen.
Kassabuch:
Im    Kassabuch    wird    jeder    Beleg    mit    dem    Datum    des    Kontoauszuges    oder    der
Kassaentnahme notiert.
BEISPIEL: Datum Buchung
snummer Bezeichnung, -Verwendung SOLL linke Seite des Kontos HABEN rechte Seite des Kontos AUFWENDUNGEN ERTRÄGE 7.8.03 137 Büromaterial (Tixo, Kleister) 47 7.8.03 138 Eintritt (Veranstaltung xy, Datum) 9660 8.8.03 139 Übernachtung Künstler (Name, Ort) 700 140 etc. Handkasse
Belege   für   die   entnommenen   Beträge   in   die   Handkasse   legen.      Wird   Geld   z.B.   zum
Einkaufen   mitgenommen:   Notiz   in   die   Handkasse:   €   500,-   an   Hr./Fr.   XY,   Datum   und
Unterschrift. Dann Rechnung und Restgeld in die Handkasse und Notiz vernichten.
Bank
Die Kontoauszüge der Bank sind chronologisch zu ordnen. Zu jedem Kontoauszug sind die
Belege/Rechnungen   der   Bankbewegungen   beizulegen   und   zu   nummerieren,   sowie   die
Überweisungsbelege    an    die    Rechnung    zu    heften.    Wenn    Eingangsrechnungen    und
Ausgangsrechnungen gesondert verbucht werden, ist am Kontoauszug ein Verweis auf die
entsprechende Rechnungsnummer zu vermerken.
Bei Sammelüberweisungen ist es empfehlenswert, die einzelnen Belegsummen zu addieren
und   einen   Tipstreifen   an   den   Sammelüberweisungsbeleg   zu   heften   (=   Kontrolle   der
Richtigkeit der einzelnen Summen und Vollständigkeit der beigelegten Rechnungen).

KommEnt - Handbuch für die Förderung entwicklungspolitischer Informationsarbeit Anhang Buchhaltung Seite 9/9 Wird die Buchhaltung am Computer gemacht, kann die Buchung besser kontrolliert werden.
Der Kontostand der Buchhaltung muss jedenfalls immer mit dem am Beleg ausgewiesenen
Kontostand übereinstimmen. Es sei nochmals darauf hingewiesen, dass nicht für jedes Projekt ein gesondertes Bankkonto
zu eröffnen ist. In der Buchhaltung ist aber für jedes Projekt ein eigenes Verrechnungskonto
zu führen. Kostenarten Kostenarten erleichtern die Übersicht über die einzelnen Budgetposten. Z.B.: Stifte, Papier, Kleber, Mappen, usw. werden nur unter Büromaterial eingetragen, die
nähere Bezeichnung und der Verwendungszweck wird auf der Rechnung vermerkt Die
Kostenarten bei der Einnahmen-/Ausgaben-Rechnung können selbst festgelegt werden. Bevor mit der Buchführung für ein neues Jahr begonnen wird, sollten die bestehenden
Kostenarten überdacht werden, ob sich die Untergliederung bewährt hat. Bei der erstmaligen
Buchführung sind zuallererst die Kostenarten zu überlegen. Es können sich dabei folgende
Probleme ergeben: Es gibt zu viele Kostenarten und man verliert dadurch den Überblick z.B.: Elektromaterial,
Werkzeug, Farbe, Material, Reparaturen Büromaschinen, Reparaturen Veranstaltungsraum
(könnte unter der Kostenart Instandhaltung/Reparaturen zusammengefasst werden) Die   Kostenarten   werden   zu   umfassend   gebildet   z.B.:   unter   Sonstige   Ausgaben   fallen:
Abgaben, Versicherung, Werkverträge ,etc., dann wird am Ende des Jahres ein relativ
großer Posten vorhanden sein, bei dem nicht klar ersichtlich ist, wofür das Geld verwendet
wurde. Die Kostenarten sollten jedenfalls den Budgetposten entsprechen, um die Istwerte mit den
geplanten    Werten    leichter    vergleichen    zu    können.    Diese    Kostenarten    werden    beim
Jahresabschluss aufgelistet, der auch an die Fördergeber weitergeleitet werden muss. Bei einer EDV-Buchhaltung ergibt sich durch den Buchungssatz die automatische Aufteilung
in die verschiedenen Kostenarten. Doch auch bei der EDVmäßigen Verbuchung müssen die
Konten   (=   Kostenarten)   angelegt   werden   und   dies   so   übersichtlich   und   eindeutig   wie
möglich. Dazu muss nicht die Buchhaltungssprache verwendet werden, sondern es sollten
ein logisches System und einfache Begriffe für die jeweiligen Bedürfnisse verwendet werden.
Diese   Kostenarten   am   Formular   für   das   Förderansuchen   zu   orientieren,   erspart   viel
Aufwand. Für    Projekte    sind    sowohl    für    die    Ausgaben    als    auch    für    die    Einnahmen    eigene Kostenstellen anzulegen, da Projekte, sofern sie gefördert wurden, separat abgerechnet werden müssen. Werden die Projektkosten und -erträge von vornherein gesondert verbucht,
erspart dies viel Mühe, die einzelnen Rechnungen zusammenzustellen. Kontenrahmen Der    Kontenrahmen    ist    eigentlich    nichts    anderes    als    Kostenstellen,    die    mit    einer
Kontonummer versehen werden. Es gibt einen österr. Einheitskontenrahmen, der in der
doppelten   Buchhaltung,   jedoch   nicht   in   der   Einnahmen-Ausgaben-Rechnung   verwendet
werden muss. Wird die Einnahmen und Ausgaben-Rechnung am Computer gemacht, so
sind Kontonummern für die Verbuchung notwendig. Anbei ein Vorschlag für einen Kontenrahmen. MUSTERKONTENRAHMEN

KommEnt - Handbuch für die Förderung entwicklungspolitischer Informationsarbeit Anhang Buchhaltung Seite 10/10 Kontenklassen 0-9 Die Erstellung erfolgte nach den Gliederungsvorschriften des Rechnungslegungsgesetzes
(RLG) 1990. Die durch das EU-GesRÄG 1996 erforderlichen Änderungen wurden kursiv
gedruckt. Der Kontenrahmen basiert auf dem Gesamtkostenverfahren und wurde hinsichtlich
der Erfordernisse der Organisationen der Entwicklungszusammenarbeit angepasst. KONTENKLASSE 0 Anlagevermögen 001 Aufwendungen für das Ingangsetzen, Erweitern und Umstellen eines Betriebes Immaterielle Vermögensgegenstände 010 Konzessionen 011 Patentrechte und Lizenzrechte 012 Datenverarbeitungsprogramme 013 Marken, Warenzeichen und Musterschutzrechte, sonstige Urheberrechte 014 Pacht- u. Mietrechte 015 Geschäfts(Firmen-)wert 018 Geleistete Anzahlungen auf Immaterielle Vermögensgegenstände Sachanlagen Grundstücke, grundstücksgleiche Rechte und
Bauten, einschl. Bauten auf fremdem Grund 020 Bebaute Grundstücke (Grundwert) 021 Betriebs- und Geschäftsgebäude auf eigenem Grund 023 Betriebs- und Geschäftsgebäude auf fremdem Grund 024 Wohn- und Sozialgebäude auf fremdem Grund 025 Bauliche Investitionen in Betriebs- und Geschäftsgebäuden Unbebaute Grundstücke 030 Unbebaute Grundstücke Technische Anlagen und Maschinen

KommEnt - Handbuch für die Förderung entwicklungspolitischer Informationsarbeit Anhang Buchhaltung Seite 11/11 040 Maschinen und maschinelle Anlagen Andere Anlagen, Betriebs- und Geschäftsausstattung 051 Allgemeine Werkzeuge und Handwerkzeuge 057 Nachrichten- und Kontrollanlagen 058 Sonstige Betriebsausstattung 059 Veranstaltungsausstattung (Licht-, Bühnentechnik) 060 Büroeinrichtung 061 Einrichtung von Verkaufsräumen 062 Büromaschinen, EDV-Anlagen 063 Pkw 064 Lkw 065 Andere Beförderungsmittel Geleistete Anzahlungen und Anlagen in Bau 070 Geleistete Anzahlungen (auf Sachanlagen) 071 Anlagen in Bau Finanzanlagen 080 Anteile an verbundenen Unternehmen 081 Beteiligung an Gemeinschaftsunternehmen 082 Beteiligung an angeschlossenen (assoziierten) Unternehmen 083 Sonstige Beteiligungen 084 Ausleihungen an verbundene Unternehmen 085 Ausleihungen an Unternehmen, mit denen ein Beteiligungsverhältnis besteht 086 Sonstige Ausleihungen 087 Anteile an Kapitalgesellschaften ohne Beteiligungscharakter 088 Anteile an Personengesellschaften ohne Beteiligungscharakter 090 Genossenschaftsanteile ohne Beteiligungscharakter 091 Anteile an Investmentfonds 092 Festverzinsliche Wertpapiere des Anlagevermögens 093 Geleistete Anzahlungen KONTENKLASSE 1

KommEnt - Handbuch für die Förderung entwicklungspolitischer Informationsarbeit Anhang Buchhaltung Seite 12/12 Vorräte 110-119 Rohstoffe, Hilfsstoffe, Waren 170-179 Noch nicht abrechenbare Leistungen 180 Geleistete Anzahlungen (auf Vorräte) 190-199 Wertberichtigungen (zu Vorräten) KONTENKLASSE 2 Sonstiges Umlaufvermögen und Rechnungsabgrenzungsposten Forderungen und sonstige Vermögensgegenstände 200-207 Forderungen aus Lieferungen und Leistungen Inland 210-217 Forderungen aus Lieferungen und Leistungen Ausland 218 Wertberichtigungen zu Forderungen aus Lieferungen und Leistungen 220-225 Forderungen gegenüber verbundenen Unternehmen, Forderungen gegen
Unternehmen, mit denen ein Beteiligungsverhältnis besteht 226 Forderungen gegenüber Subventionsgebern (Bund, Land, Gemeinde) 230-247 Sonstige Forderungen und Vermögensgegenstände 249 Einzelwertberichtigungen zu sonstigen Forderungen und Vermögensgegenständen 250-259 Forderungen aus der Abgabenverrechnung Wertpapiere und Anteile 260-269 Wertpapiere, Anteile, etc. Kassenbestände, Schecks, Guthaben bei Banken 270-272 Kassenbestände in Inlandswährung 273 Postwertzeichen 274 Stempelmarken 275-277 Kassenbestände in Fremdwährung 278 Schecks in Inlandswährung 279 Schecks in Fremdwährung 280-288 Guthaben bei Banken

KommEnt - Handbuch für die Förderung entwicklungspolitischer Informationsarbeit Anhang Buchhaltung Seite 13/13 Rechnungsabgrenzungsposten 290 Rechnungsabgrenzungsposten 295 Disagio, Geldbeschaffungskosten 296 Unterschiedsbetrag zur gebotenen Pensionsrückstellung KONTENKLASSE 3 Rückstellungen, Verbindlichkeiten und Rechnungsabgrenzungsposten Rückstellungen 300 Rückstellungen für Abfertigungen 301 Rückstellungen für Pensionen 302-305 Steuerrückstellungen 306-319 Sonstige Rückstellungen Anleihen,     Verbindlichkeiten     gegenüber     Kreditinstituten,     erhaltene     Anzahlungen     auf Bestellungen 320 Anleihen 321-328    Verbindlichkeiten gegenüber Kreditinstituten 329 Erhaltene Anzahlungen auf Bestellungen Verbindlichkeiten   aus   Lieferungen   und   Leistungen,   Verbindlichkeiten   aus   der   Annahme
gezogener und der Ausstellung eigener Wechsel 330-335 Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen 336-339                          Verbindlichkeiten aus der Annahme gezogener Wechsel und der Ausstellung
eigener Wechsel Verbindlichkeiten    gegenüber    verbundenen    Unternehmen,    Verbindlichkeiten    gegenüber
Unternehmen, mit denen ein Beteiligungsverhältnis besteht, Darlehen v. Gesellschaftern 340-347    Verbindlichkeiten gegenüber verbundenen                                                                                                                               Unternehmen,     Verbindlichkeiten
gegenüber Unternehmen, mit denen ein Beteiligungsverhältnis besteht 348 Darlehen von Gesellschaftern

KommEnt - Handbuch für die Förderung entwicklungspolitischer Informationsarbeit Anhang Buchhaltung Seite 14/14 Verbindlichkeiten aus der Abgabenverrechnung 350-359 Verbindlichkeiten aus der Abgabenverrechnung Verschiedene Verbindlichkeiten 360-369 Verbindlichkeiten Dienstnehmer, Krankenkasse, Stadtkasse, 370-389 sonstige Verbindlichkeiten Rechnungsabgrenzungsposten 390 Rechnungsabgrenzungsposten KONTENKLASSE 4 Betriebliche Erträge Betriebliche Erträge 400-439 Umsatzerlöse Veranstaltungserlöse Erlöse aus der Weitergabe v. Rechten und Verwertungen Verkaufserlöse, Inserate Subventionen Spenden und Mitgliedsbeiträge 440-449 Erlösberichtigungen 450-457 Veränderungen des Bestandes an fertigen und unfertigen Erzeugnissen sowie an noch nicht abrechenbaren Leistungen 458-459 andere aktivierte Eigenleistungen Sonstige betriebliche Erträge 460-462 Erlöse aus dem Abgang von Anlagen 464-465 Erträge aus der Zuschreibung zum Anlagevermögen 470-479 Erträge aus der Auflösung von Rückstellungen 480-499 Übrige betriebliche Erträge

KommEnt - Handbuch für die Förderung entwicklungspolitischer Informationsarbeit Anhang Buchhaltung Seite 15/15 KONTENKLASSE 5 Materialaufwand und Aufwendungen für bezogene Leistungen 510-520 Verbrauch von Waren, Rohstoffen etc. /Beschaffung im Inland 510-520 Verbrauch von Waren, Rohstoffen etc. / Beschaffung im Ausland 550-587 Bezogene Leistungen (Im Zusammenhang mit den Umsatzerlösen, z.B.: Fixverträge und variable Verträge
Leihpersonal
Honorare Künstler/ Vortragende/ etc.
Reisespesen Künstler/ Vortragende/ etc.
Beschr. Einkommenst. auf Hotel, Diäten
Gastspiele
Koproduktionskosten
Rechte und Tantiemen
Kostenbeiträge
Produktionskosten Film/ Bühne/Ausstellung etc.
Technikkosten
Herstellung Kataloge, Programme, Plakate
Mieten Veranstaltungs- und Proberäume) 588 Skontoerträge auf Materialaufwand und sonstige bezogene Leistungen KONTENKLASSE 6 Personalaufwand 600-619 Löhne 620-639 Gehälter 640-644 Abfertigungsaufwand 645-649 Pensionsaufwand 650-655 Gesetzlicher Sozialaufwand 660-665 Von den Löhnen und Gehältern abhängige Abgaben und Pflichtbeiträge 670-679 Sonstige Sozialaufwendungen

KommEnt - Handbuch für die Förderung entwicklungspolitischer Informationsarbeit Anhang Buchhaltung Seite 16/16 680-699 Personalaufwand Ausland KONTENKLASSE 7 Abschreibungen und sonstige betriebliche Aufwendungen Abschreibungen 700                      Abschreibungen auf aktivierte Aufwendungen für das Ingangsetzen und Erweitern
eines Betriebes
701-707    Abschreibung auf das Anlagevermögen (ausgenommen Finanzanlagen)
708                      Abschreibungen auf Gegenstände des Umlaufvermögens, soweit diese die im
Unternehmen üblichen Abschreibungen überschreiten Sonstige betriebliche Aufwendungen Sonstige Steuern und Abgaben 710-719 Sonstige Steuern und Abgaben Übrige betriebliche Aufwendungen Instandhaltung und Reinigung durch Dritte, Beleuchtung, Kfz-Kosten 720-729 Instandhaltung und Reinigung durch Dritte, Beleuchtung, Kfz-Kosten Transport-, Reise- und Fahrtaufwand, Nachrichtenaufwand 730-732 Transporte durch Dritte
733-735 Reise- und Fahrtspesen
736-737 Diäten
738-739 Nachrichtenaufwand Mietaufwand, Leasing- und Lizenzgebühren 740-743 Miet- und Pachtaufwand
744-747 Leasinggebühren

KommEnt - Handbuch für die Förderung entwicklungspolitischer Informationsarbeit Anhang Buchhaltung Seite 17/17 748-749 Lizenzgebühren Kosten für beigestelltes Personal, Provisionen an Dritte, Aufsichtsratvergütungen 750-753 Kosten für beigestelltes Personal 754-757 Provisionen an Dritte 758-759 Aufsichtsratvergütungen Büroaufwand, Werbe- und Repräsentationsaufwand 760 Büromaterial 761 Druckkosten (Büro) 762 Aufwand für Fachliteratur 765 Öffentlichkeitsarbeit 766-768 Werbe- und Repräsentationsaufwand 769 Spesen und Trinkgelder Versicherungen, sonstige Aufwendungen 770-774 Versicherungen 775-776 Rechts- und Steuerberatung, Prüfungsaufwand 777 Aus- und Fortbildung 778 Mitgliedsbeiträge 779 Spesen des Geldverkehrs 780-781 Betriebsbedingte Schadensfälle 782 Buchwert abgegangener Anlagen 783 Verluste aus dem Abgang von Anlagen 784-787 Sonstige betriebliche Aufwendungen Skontoerträge auf sonstige betriebliche Aufwendungen KONTENKLASSE 8 Finanzerträge und Finanzaufwendungen/ a.o. Erträge und a.o. Aufwendungen/ Steuern
vom Einkommen, Rücklagenbewegung Finanzerträge und Finanzaufwendungen

KommEnt - Handbuch für die Förderung entwicklungspolitischer Informationsarbeit Anhang Buchhaltung Seite 18/18 800-804 Erträge aus Beteiligungen
805 Erträge aus anderen Wertpapieren und Ausleihungen des Anlageverm. 806-814 Sonstige Zinsen und ähnliche Erträge 815 Erlöse aus dem Abgang von und der Zuschreibung zu Finanzanlagen 817 Buchwert abgegangener Beteiligungen und Wertpapieren des Umlaufverm. 818-825 Aufwendungen aus Finanzanlagen und aus Wertpapieren des Umlaufv. 828-834 Zinsen und ähnliche Aufwendungen 83 5 Nicht ausgenutzte Lieferantenskonti a. o. Erträge und a. o. Aufwendungen 840-844 Außerordentliche Erträge
845-849 Außerordentliche Aufwendungen Steuern vom Einkommen 850-859 Körperschaftsteuer Rücklagenbewegung, 860-869 Auflösung unversteuerter Rücklagen 870-874 Auflösung von Kapitalrücklagen 875-879 Auflösung von Gewinnrücklagen 880-889 Zuweisung zu unversteuerten Rücklagen 890-895 Zuweisung zu Gewinnrücklagen 899 Gewinnabfuhr bzw. Verlustüberrechnung aus Ergebnisabführungsverträgen KONTENKLASSE 9 Eigenkapital, unversteuerte Rücklagen, Einlagen stiller Gesellschafter, Abschluss- und
Evidenzkonten 900-918 Gezeichnetes bzw. gewidmetes Kapital 919 Nicht eingeforderte ausstehende Einlagen 920-929 Kapitalrücklagen 930-938 Gewinnrücklagen 939 Bilanzgewinn(-verlust)

KommEnt - Handbuch für die Förderung entwicklungspolitischer Informationsarbeit Anhang Buchhaltung Seite 19/19 940-949 Privat- und Verrechnungskonten von Einzelunternehmen und Personengesellschaften
950-969 Bewertungsreserven und sonstige unversteuerte Rücklagen 970 Einlagen stiller Gesellschafter 980 Eröffnungsbilanz 985 Schlussbilanz 989 Gewinn- und Verlustrechnung 990-999 Evidenzkonten Die Konten müssen natürlich auf die eigenen Bedürfnisse abgestimmt werden, d.h. Konten,
die   einen   nicht   betreffen   (z.B.   Filmmieten)   können   weglassen   werden,   oder   es   sind
zusätzliche   Konten   einzuführen,   die   im   Kontenplan   nicht   aufscheinen.      Zur   leichteren
Handhabung   sind   ähnliche   Kostenstellen   z.B.   alle   Kosten,   die   rund   um   das   Personal
anfallen, mit beieinanderliegenden Kontonummern zu bezeichnen. Monatsabschluss Durch Addieren der einzelnen Bewegungen der Kostenstellen (bzw. Konten) kann die
wirtschaftliche Lage kontinuierlich überprüft werden. Ein Vergleich mit dem Budget, sowie mit
Vorjahreswerten   ist   dadurch   laufend   möglich.   Dadurch   ist   besser   ersichtlich,   welche
Bereiche die Kostenverursacher sind und in welchen Bereichen eingespart werden könnte.
Das Verbuchen, Addieren (bzw. bei EDV- Buchhaltung bloße Ausdrucken) der Konten, sowie
die    Analyse    sollten    zumindest    monatlich    erfolgen.    Weiters    wird    empfohlen,    den
Monatsabschluss vom Obmann/von der Obfrau kontrollieren lassen, zumindest den/die
KassierIn   und   den   Obmann/die   Obfrau   kontinuierlich   über   die   budgetäre   Situation   zu
informieren, und wenn möglich monatliche Belegkontrollen durchzuführen. Jahresabschluss Der   Jahresabschluss   ermittelt   die   Ausgaben und   Einnahmen des   Jahres, aufgeteilt in
verschiedene   Kostenstellen,   und   den   tatsächlichen   Geldbestand   des   Vereines   nach
Abschluss   eines   Jahres.      Dazu   werden   die   Kostenstellen   der   Ausgabenseite   und die
Kostenstellen der Einnahmenseite aufgelistet und addiert bzw. subtrahiert.
Zu den Unterschieden zwischen Einnahmen - Ausgaben - Rechnung und Bilanz, sowie zu
den    Anforderungen,    die    durch    die    Bilanzrichtlinien    gestellt    werden    vergleiche    die
entsprechenden Abschnitte. Verantwortung, Kontrolle, und Folgen mangelhafter Buchhaltung Die    ordnungsgemäße    Buchführung    wird    von    verschiedenen    Stellen    gefordert,    und
entsprechend   kontrolliert.   Die   Kontrolle   ist   Bestandteil   der   Förderung   aus   Mitteln   der
Entwicklungszusammenarbeit. Aber auch die Finanzbehörden, Sozialversicherungsträger
und Gemeinden überzeugen sich immer wieder davon, ob die Bemessungsgrundlagen für
die Beiträge und Abgaben richtig ermittelt wurden. Bei nicht ordnungsgemäßer Buchführung
kann die Bemessungsgrundlage geschätzt werden, die Abgaben werden nachgefordert. Dies
kann zu erheblichen Nachzahlungen führen, die die wirtschaftliche Existenz des Schuldners
gefährden. Da NRO meist in der Form von Vereinen organisiert sind, erstreckt sich die
Haftung für Rückstände und Schulden nicht nur auf die NRO selbst, sondern auch auf die
Geschäftsführung, insbesondere Obmann/Obfrau und KassierIn, die grundsätzlich mit ihrem

KommEnt - Handbuch für die Förderung entwicklungspolitischer Informationsarbeit Anhang Buchhaltung Seite 20/20 gesamten Privatvermögen haften. Dies sollte immer bedacht werden, wenn die Mühen einer
ordentlichen Buchführung kurzfristig als zu groß erscheinen mögen. Einführung Personalverrechnung Die wichtigste Grundregel zur Personalverrechnung, und den damit verbundenen Pflichten:
Ein Dienstverhältnis liegt nicht (erst) dann vor, wenn ein Dienstvertrag unterschrieben, ein
Gehalt    bezahlt,    Lohnabgaben    abgeführt    werden,    sondern    wenn    die    gesetzlichen
Voraussetzungen   dafür   gegeben   sind,   welche   die   obigen   Folgen,   sowie   viele   weitere
auslösen:
Ein    (echtes)    Dienstverhältnis    liegt    vor,    wenn    der/die    DienstnehmerIn    für    den/die
DienstgeberIn in persönlicher und wirtschaftlicher Abhängigkeit Dienstleistungen auf
bestimmte oder unbestimmte Zeit gegen Entgelt erbringt.
Hinsichtlich    der    Sozialversicherung    sind    Personen,    die    sich    auf    Grund    freier Dienstverträge für Tätigkeiten verpflichten, im Wesentlichen gleichgestellt. Die wichtigsten aus einem echten Dienstverhältnis entstehenden Verpflichtungen für
den/die DienstgeberIn sind: Anmelden und Abmelden von DienstnehmerInnen zur Sozialversicherung Lohnabgaben bei Finanzamt, Gemeinde                       Abschluss eines Dienstvertrags
Im Rahmen dieses Handbuchs kann nur darauf hingewiesen werden, dass bei Zutreffen
obiger Voraussetzungen grundsätzlich ein Dienstverhältnis beginnt. Die damit verbunden
Pflichten und Regelungen der Lohnverrechnung sind so umfangreich, dass auch eine kurze
Zusammenfassung den Rahmen sprengen würde. Wenn ein Dienstverhältnis eingegangen
werden soll oder aufgrund der tatsächlichen wirtschaftlichen Verhältnisse möglicherweise
bereits   besteht,   ist   daher   unbedingt   mit   kompetenten   Personen   (z.B.   Steuerberater,
LohnverrechnerInnen etc.) Kontakt aufzunehmen.
Auch Organisationen, die im Sinne der Umsatzsteuer und Ertragsteuern nicht steuerpflichtig
sind,   werden   regelmäßig   von   Finanzämtern,   Sozialversicherungen   und   Gemeinden   in
Hinblick auf etwaige Dienstverhältnisse überprüft.
Aufgrund der für die Organe der Organisationen bestehenden Haftung sowie der Strafen, die
sowohl über die Organisationen als auch deren Organe verhängt werden können, sollte
jedenfalls eine ordnungsgemäße Lohnverrechnung angestrebt werden.
Als kurzen Überblick über die Kosten, die zu erwarten sind, sollen nur folgende Beispiele
gegeben werden:
Gehalt unter € 309,38 (Geringfügigkeit ab 1.1.03) , Gesamtsumme aller DienstnehmerInnen
(inklusive freier Dienstnehmer) unter € 464,07 im Monat: 1,4% Unfallversicherung Gehalt aller DienstnehmerInnen zwischen € 464,07 und € 1.095: Am Jahresende wird von
der Lohnsumme aller DienstnehmerInnen aller Monate, in denen die € 464,07 überschritten
wurden, der Dienstgeberbeitrag zur Sozialversicherung (17,8%) geschuldet. Gesamtsumme
aller DienstnehmerInnen zwischen € 1.095und €1.460 im Monat: geringe weitere Abgaben,
da die Einschleifregelung für Dienstgeberbeitrag (DB), Dienstgeberzuschlag (DZ) und Kommunalsteuer zu wirken beginnt. Der pauschalierte Dienstgeberbeitrag wird jedoch mit Ablauf des 31.3.2003 als verfassungswidrig aufgehoben.

KommEnt - Handbuch für die Förderung entwicklungspolitischer Informationsarbeit Anhang Buchhaltung Seite 21/21 Bei einem Bruttogehalt von € 800 im Monat, bleiben dem/der DienstnehmerIn € 658,80 im
Monat,     da     nur     Sozialversicherung     anfällt,     die     Lohnsteuer     setzt     aufgrund     der
Steuerprogression und Freibeträge erst ab etwa € 840 im Monat langsam ein.
Ein Bruttogehalt von € 800 im Monat verursacht für den/die DienstgeberIn jedoch schon
folgende Kosten: € Bruttogehalt 800 3 % Kommunalsteuer 24 ca. 5 % DB und DZ (in einigen Bundesländern geringe
Differenzen) 40 Dienstgeberbeitrag zur Sozialversicherung 21,65% 173 Gesamtkosten 1.037 + 1,53 % Abfertigung neu, für neue bzw. übergewechselte Dienstverhältnisse.                Behandlung von Sonderzahlungen, Abfertigungsrückstellungen, etc.
Vorerst soll in Erinnerung gerufen werden, dass es in Österreich gesetzliche Regelungen
über den Anspruch auf Abfertigungen und Sonderzahlungen (13. und 14. Gehalt) gibt. Diese
sind sowohl bei der Jahresplanung, als auch bei langfristiger Planung zu berücksichtigen.
Wenn es für eine Branche keinen Kollektivvertrag gibt, ist die Zahlung eines 13. und 14.
Gehaltes    nicht    gesetzlich    verpflichtend    (jedoch    üblich).    Wird    jedoch    einmal    eine
Sonderzahlung (Weihnachtsgeld, Urlaubsgeld) geleistet, bleibt der Anspruch / die Pflicht auf
diese Sonderzahlung bestehen.
Während Sonderzahlungen nur für die Lohnverrechnung (begünstigter Lohnsteuersatz etc.)
besonders zu berücksichtigen sind und in der Buchhaltung wie die sonstigen Löhne und
Gehälter   verbucht   werden   können,   sind   bei   Organisationen,   die   den   Bilanzrichtlinien
unterliegen,    die    handelsrechtlichen    (und    bei    Steuerpflicht    auch    die    steuerlichen)
Bestimmungen hinsichtlich der Berechnung und Auflösung von Abfertigungsrückstellungen
anzuwenden.
Abfertigung „alt“ / bisher
Grundsätzlich besteht sowohl für Arbeiter als auch Angestellte ab Vollendung des dritten
Dienstjahres ein Abfertigungsanspruch von 2 Monatsgehältern bei Kündigung durch den
Dienstgeber. Dazu kommen steigende Abfertigungsansprüche mit steigenden Dienstjahren,
sowie Sonderregelungen im Zusammenhang mit dem Mutterschutz.
Abfertigung neu – Betriebliches Mitarbeitervorsorgegesetz (BMV
Seit dem 1.7.2002 ist das betriebliche Mitarbeitervorsorgegesetz (BMVG) in Kraft – besser
bekannt   unter   „Abfertigung   neu“.   Das   BMVG   gilt   für   alle   ab   dem   1.1.2003   neu
abgeschlossenen   Arbeitsverhältnisse,   die   auf   einem   privatrechtlichen   Vertrag   beruhen
(Angestellte, Arbeiter, usw.) Dazu zählen auch Lehrlinge, geringfügig beschäftigte echte
Dienstnehmer und Saisonbeschäftigte. Nicht dazu zählen freie Dienstnehmer, Selbständige,
Arbeitnehmer von Länder, Gemeinden und Gemeindeverbänden.
Das BMVG sieht vor, dass in Zukunft für alle neu abgeschlossenen Arbeitsverhältnisse ein
laufender Beitrag vom Arbeitgeber an die neu zu bildenden Mitarbeitervorsorge-Kassen (MV-
Kassen) zu entrichten ist. Die Einhebung und Überprüfung dieser Beiträge erfolgt über die

KommEnt - Handbuch für die Förderung entwicklungspolitischer Informationsarbeit Anhang Buchhaltung Seite 22/22 GKK. Der Beitrag beträgt 1,53 % des monatlichen Entgelts (iSd § 49 ASVG), sofern das
Arbeitsverhältnis länger als einen Monat dauert. Der erste Monat ist jedenfalls beitragsfrei.
Der   Arbeitgeber   hat   eine   MV-Kasse   auszuwählen,   wobei   die   Mitarbeiter   Vetorechte
(schriftlich, 1/3 der Mitarbeiter) haben.
Für bereits bestehende Arbeitsverhältnisse zum 31.12.2002 gilt grundsätzlich das „alte
Abfertigungssystem“. Eine Abfertigung gebührt dem Arbeitnehmer unter den bisherigen
Voraussetzungen und im bisherigen Ausmaß.
Es gibt jedoch zwei verschiedene Möglichkeiten, ins neue Abfertigungssystem zu wechseln,
wenn Arbeitgeber und Arbeitnehmer dies schriftlich vereinbaren: Einfriervariante Hierbei erfolgt ein Wechsel nur für den zukünftigen Abfertigungsanspruch. Der aufgrund des
bestehenden Abfertigungsanspruch geltende Monatsfaktor wird zum Stichtag „eingefroren“.
Ab dem Stichtag erfolgen dann die laufenden Beitragszahlungen an die MV-Kasse. Bei
Beendigung des Arbeitsverhältnisses kommt es nur aufgrund der zum Stichtag geltenden
Bestimmungen (Arbeitgeberkündigung, unberechtigte Entlassung etc.)                                                                                                                                                                                     zur
Abfertigungszahlung. Der Anspruch des Arbeitnehmers besteht gegenüber dem Arbeitgeber.
Die   Höhe   der   Abfertigung   wird   mit   dem   jeweils   eingefrorenen   Monatsfaktor   und   dem
aktuellen    Monatsentgelt    bei    Beendigung    des    Arbeitsverhältnisses    ermittelt.    Für    die
geleisteten   Beiträge   an   die   MV-Kasse   gelten   hingegen   die   entsprechenden   neuen
Bestimmungen. Übertragung von Altabfertigungsanwartschaften an die MV-Kasse Bei   der   Übertragung   ist   eine   schriftliche   Einzelvereinbarung   zwischen   Arbeitgeber   und
Arbeitnehmer zwingend vorgeschrieben. Der Übertragungsbetrag ist reine Verhandlungs-sache und kann von den für den Arbeitnehmer                                                                                                                                                                        geltenden
Abfertigungsbestimmungen   abweichen   (keine   Mindeststandards).   Die   Überweisung   der
Altabfertigungsanwartschaften darf längstens über einen Zeitraum von 5 Jahren erfolgen.
Der Arbeitgeber hat jährlich mindestens ein Fünftel des vereinbarten Übertragungsbetrages
zuzüglich   der   Rechnungszinsen   von   6   %   an die   MV-Kasse   zu   überweisen   (vorzeitige
Überweisungen sind zulässig). Die Übertragung von Altabfertigungsanwartschaften sind nur
bis zum 31.12.2012 möglich. DienstnehmerInnen/     freie     MitarbeiterInnen     /Werkverträge     -     steuerliche     und
sozialversicherungsrechtliche Probleme – Seit   der   Werkvertragsregelung   aus   1996   sowie   deren bisherigen Überarbeitungen und
Adaptierungen   wurden   auch   im   Zusammenhang   mit   Werkverträgen   zahlreiche   neue
Pflichten für den Auftraggeber begründet. Wird eine Leistung nicht von einem ”echten”
Dienstnehmer    erbracht    kann    es    sich    dennoch    um    ein    sozialversicherungs-    und
meldepflichtiges ”freies” Dienstverhältnis handeln. Wie geht man bei der Beurteilung vor? Das Gesetz umschriebt den Begriff der freien Dienstverträge dahingehend, dass darunter
nur Personen fallen, die ihre Leistung im wesentlichen persönlich erbringen und keine Unternehmensstruktur besitzen. (Nochmals zur Unterscheidung: bei persönlicher und
wirtschaftlicher Abhängigkeit liegt ein echtes Dienstverhältnis vor!) Unternehmensstruktur besitzt jedenfalls, wer einen Gewerbeschein für diese Tätigkeit hat.
Auch ein eigenes Büro, eigene Angestellte, mehrere verschiedene Auftraggeber sprechen
für eine Unternehmensstruktur. Ob lediglich ein Arbeitszimmer, ein einziger Computer etc.
anerkannt   werden,   ist   derzeit   noch   eher   zweifelhaft.   Nach   den   derzeit   vorliegenden

KommEnt - Handbuch für die Förderung entwicklungspolitischer Informationsarbeit Anhang Buchhaltung Seite 23/23 Erläuterungen dürfte es auch nicht ausreichen, ein Vertretungsrecht zu vereinbaren. Mehr
als   die   Hälfte   der   Arbeit   müsste   tatsächlich   durch   andere   (Subunternehmer)   erbracht
werden,    um    einen    freien    Dienstvertrag    sicher    ausschließen    zu    können.    Dass    der
Auftraggeber eine eigene Sozialversicherungsnummer hat, ist - ohne Gewerbeschein - auch
nicht ausreichend, ein freies Dienstverhältnis auszuschließen. Achtung: Die Haftung liegt
beim Auftrag- (Dienst-)geber! Beispiel 1: Eine   Verein   beauftragt   einen   Werbetexter   mit   der   Erstellung   von   Werbeslogans.   Der
Werbetexter   ist   nicht   Dienstnehmer   des   Vereins   und   hat   auch   keinen   einschlägigen
Gewerbeschein. Er hat kein eigenes Büro, nicht einmal ein Arbeitszimmer, und erstellt den
Slogan selbst. Folge: freier Dienstvertrag. Beispiel 2: Eine Organisation beauftragt fallweise oder regelmäßig einen technischen Zeichner mit der
Erstellung von Plänen auf Honorarbasis. Dieser beschäftigt jedoch einen Studenten, der auf
Subhonorarbasis den größeren Teil der Arbeit erledigt. Folge: kein freier Dienstvertrag. Beispiel 3: Ein Verein lässt seine Buchhaltung und Lohnverrechnung von einer ”nebenberuflichen”
Buchhalterin   machen,   die   bei   einem   anderen   Unternehmen   beschäftigt   ist   und   keine
Berufsbefugnis hat. Folge: freier Dienstvertrag. Ausnahmen: Grundsätzlich betrifft diese neue Pflichtversicherung für freie Dienstverträge ALLE Personen,
die für die jeweilige Tätigkeit noch nicht versicherungspflichtig sind. Kunstschaffende sind
aber nie als freie Dienstnehmer versicherungspflichtig, auch wenn sie                                                                                                                                                                                            keine
Sozialversicherung abführen müssen, weil sei die Versicherungsgrenzen nicht erreichen. Was muss der Auftraggeber tun, wenn ein freies Dienstverhältnis vorliegt: 1. Anmeldung des Auftragnehmers bei der zuständigen Gebietskrankenkasse (innerhalb von 7 Tagen). Die Abmeldung hat umgehend nach Beendigung des Auftrags zu erfolgen.
Auch allfällige Änderungen müssen umgehend gemeldet werden. Die Meldepflichten treten
bereits ab € 1,00 ein. 2. Abfuhr des AG- und AN-Anteils an die zuständige Gebietskrankenkasse: Die Versicherungspflicht in der Unfallversicherung ( 1,4%) besteht für jedes Einkommen, das
heißt theoretisch bereits ab € 0,01. AB 1.1.1998 unterliegen freie Dienstverträge ab Überschreiten der Geringfügigkeitsgrenze
(2003: € 309,38) der Versicherungspflicht in der Kranken- und Pensionsversicherung. Die
Sozialversicherungsbeiträge     betragen     für     den     Auftraggeber     17,2%     und     für     den Auftragnehmer 13,5% des Nettohonorars, insgesamt also 30,7%.

KommEnt - Handbuch für die Förderung entwicklungspolitischer Informationsarbeit Anhang Buchhaltung Seite 24/24 Auch Dienstgeber, deren Lohnsumme aller geringfügig beschäftigten Personen (sowohl
”freie” als auch ”echte” Dienstnehmer ) das eineinhalbfache der Geringfügigkeitsgrenze
überschreitet,   müssen   auf   jeden   Fall   Dienstgeberbeiträge   entrichten.   Am   Jahresende
müssen in diesem Fall pauschal 17,8% von der Summe aller an geringfügig beschäftigte
Personen bezahlten Entgelte abgeführt werden. Dabei ist auch die Unfallversicherung in
Höhe von 1,4% enthalten. Mit Ablauf des 31.3.2003 wurde diese Bestimmung aber als
verfassungswidrig aufgehoben, so dass nur noch die Beiträge bis 31.3.2003 zu entrichten
sind. Meldepflicht gem. § 109a EStG
Ab 1.1.2002 haben Unternehmer sowie Körperschaften des öffentlichen und privaten Rechts
(wie   Vereine)   für   von   Ihnen   mit   freiem   Dienstvertrag   oder   (echtem)   Werkvertrag
beschäftigte natürliche Personen und Personengemeinschaften (ohne eigene Rechtspersönlichkeit) dem Finanzamt folgende Daten mitzuteilen: Name bzw. Firma der beschäftigten Person Wohn- bzw. Geschäftsanschrift Versicherungsnummer und Geburtsdatum Art und Inhalt der erbrachten Leistung Kalenderjahr der Zahlung Höhe des Honorars und Umsatzsteuerbetrag Die     Meldung     betrifft     folgende     Leistungen,     sofern     sie     außerhalb     eines     echten
Dienstverhältnisses (gem. § 47 EStG) erbracht werden: Leistungen als Mitglied des Aufsichtsrates, Verwaltungsrates und andere Leistungen von mit der
Überwachung der Geschäftsführung beauftragten Personen, Leistungen als Bausparkassenvertreter und Versicherungsvertreter, Leistungen als Stiftungsvorstand (§ 15 Privatstiftungsgesetz), Leistungen als Vortragender, Lehrender und Unterrichtender, Leistungen als Kolporteur und Zeitungszusteller, Leistungen als Privatgeschäftsvermittler, Leistungen   als   Funktionär   von   öffentlich-rechtlichen   Körperschaften,   wenn   die   Tätigkeit   zu
Funktionsgebühren nach § 29 Z 4 EStG 1988 führt, alle sonstige Leistungen, die im Rahmen eines freien Dienstvertrages erbracht werden und der Versicherungspflicht gemäß § 4 Abs. 4 ASVG unterliegen.        Aufgrund der Anknüpfung an die Versicherungspflicht gem. § 4 Abs 4 ASVG fallen freie
       Dienstverträge Kunstschaffender nicht unter die Meldepflicht.
Bagatellgrenze
Eine   Mitteilung   kann   unterbleiben,   wenn   das   einer   Person   oder   Personenvereinigung
(Personengemeinschaft) im Kalenderjahr insgesamt geleistete (Gesamt)Entgelt einschließlich allfälliger Reisekostenersätze nicht mehr als 900 Euro und                                                                                                                                                                                    das
(Gesamt)Entgelt einschließlich allfälliger Reisekostenersätze für jede einzelne Leistung nicht
mehr als 450 Euro beträgt.

KommEnt - Handbuch für die Förderung entwicklungspolitischer Informationsarbeit Anhang Buchhaltung Seite 25/25 Abzugsteuer für ausländische Vortragende, ReferentInnen, KünstlerInnen etc. Neben der neuen Sozialversicherung für freie Dienstverträge gab es schon bisher eine
Abgabe, die der österreichische Auftraggeber für bestimmte Tätigkeiten                                                                                                                                                                                    von
SteuerausländerInnen   entrichten   muss.   Da   der   österreichische   Auftraggeber   für   diese
Abzugsteuer haftet, und diese Tätigkeiten bei Nichtregierungsorganisationen im Bereich der
Entwicklungszusammenarbeit    häufig    auftreten,    soll    diese    Regelung    hier    gesondert
dargestellt werden: Der Abzugsteuer gem. § 99 EStG (Einkommensteuergesetz) unterliegen unter anderem :
Die Einkünfte (von SteuerausländerInnen) aus in Österreich ausgeübter oder verwerteter
Tätigkeit als
SchriftstellerIn (z.B. auch Katalogtexte, wenn es Tätigkeit als SchriftstellerIn, und nicht
Werbung oder Journalismus ist)
Vortragende/r (z.B. auch Referate, Festreden etc.)
KünstlerIn, ArchitektIn
Mitwirkende/r an Unterhaltungsdarbietungen
auch   die   im   Inland   ausgeübte   (Verwertung   hier   egal)   kaufmännische   oder   technische
Beratung.
Für diese Bereiche ist grundsätzlich die Abzugsteuer von 20 % des Bruttobetrages (d. h.
25% des ausbezahlten Betrages, wobei auch Kosten für Hotel, Anreise etc. mitzurechnen
sind!) einzubehalten und an das Finanzamt abzuführen. Der österreichische Veranstalter
haftet für diese Steuer.
Wenn nach dem jeweiligen Doppelbesteuerungsabkommen Österreich - Ansässigkeitsstaat,
bzw   in   ergänzenden   Steuererlässen   bestimmte   dieser   Tätigkeiten   oder   Leistungen   in
Österreich steuerfrei sind haftet der österreichische Veranstalter grundsätzlich trotzdem, und
er hat dem Finanzamt nachzuweisen, dass alle Voraussetzungen für die Steuerfreiheit erfüllt
sind.
D.h. es ist jeweils zu prüfen, ob eine Tätigkeit entsprechend dem jeweiligen DBA steuerfrei
ist, und ob auch der Nachweis erbracht wird, dass dieses DBA anzuwenden ist. Nachweis:   Ergibt   sich   durch   das   jeweilige   DBA   ein   Recht   auf   Freistellung   von   der Abzugsteuer, wird nach den Regeln eines BMF-Erlasses (20.12.1985, AÖFV 31/1986 bzw.
div. Ergänzungen) eine amtliche Ansässigkeitsbescheinigung von den Abgabenbehörden
des Ansässigkeitsstaates als Nachweis notwendig sein. Kann eine solche Bestätigung nicht
vorgelegt werden, wird vom Finanzministerium empfohlen, den Steuerabzug vorzunehmen
(für den ja der Veranstalter haftet), der Künstler/ Vortragende etc. hat dann die Möglichkeit
einen Antrag auf Rückerstattung zu stellen. Für   folgende   Länder   sind   dafür   bereits   in   Österreich   bei   der   Finanzlandesdirektion
aufliegende Formulare zu verwenden: Deutschland, Italien, Luxemburg, Niederlande, Großbritannien, Schweiz, Sowjetunion (bzw.
Nachfolgestaaten)

KommEnt - Handbuch für die Förderung entwicklungspolitischer Informationsarbeit Anhang Buchhaltung Seite 26/26 Keine Abzugsteuer aus Vereinfachungsgründen Ein   besonders   positiver   Punkt   des   Erlasses   zur   Abzugsteuer   vom   15.4.1999   ist   die
Regelung, dass bei Ausländern, deren Honorar so geringfügig ist, dass sie im Fall der
Einreichung einer inländischen Steuererklärung (=Antragsveranlagung) voraussichtlich keine
Steuer bezahlen müssten, unter den angeführten Voraussetzungen auf die Abzugsteuer
verzichtet werden kann. Dies betrifft jene Künstler, für die aus                                                                                                                                                               dem
Doppelbesteuerungsabkommen keine Befreiung abgeleitet werden kann und auf die Folgendes zutrifft: Das Honorar an den ausländischen Künstler darf € 440,00 pro Veranstaltung und € 880,00 pro Veranstalter nicht überschreiten, Diese Honorargrenzen gelten im Falle einer Künstlergruppe   (Verein,   freie   Gruppe   etc.)   pro   Person,   also   pro   ausländischem Künstler. Spesenersätze müssen in diese Beträge nicht eingerechnet werden. Hinsichtlich der Höhe der gesamten inländischen Einkünfte des Ausländers genügt dessen   schriftliche   Erklärung,   dass   € 3.630   (Grenze   der   Steuererklärungspflicht   für
beschränkt   Steuerpflichtige lt.   § 42   (2)   EstG) im Kalenderjahr nicht überschritten
werden. Wichtig ist, dass diese Erklärung in Verbindung mit einer Kopie des Reisepasses
und   Angaben   über   Adresse   und   Wohnort   zu   den   Unterlagen   genommen   wird   Bei
Gruppen, die als Personengesellschaft organisiert sind, ist diese Erklärung von jedem Gesellschafter abzugeben. Bei Körperschaften (Verein, GmbH etc.) ist hingegen die Erklärung erforderlich, dass kein körperschaftsteuerpflichtiges Einkommen in Österreich
erzielt wird. Dies ist unter folgenden Umständen möglich: -) Kein Einkommen, da die im Zusammenhang mit dem österreichischem Auftritt anfallenden Ausgaben höher sind als die Einnahmen. -)   Gemeinnützige   Körperschaft   mit   Sitz   im   EU-Gebiet   (wobei   der   Nachweis   der Gemeinnützigkeit unter Umständen problematisch sein kann). -) Eine gemeinnützige Körperschaft ohne Sitz im EU-Gebiet müsste die gemeinnützige Tätigkeit überwiegend in Österreich entfalten, um in Österreich nicht steuerpflichtig zu
werden. Dies wird in der Praxis nicht vorkommen. (Möglich wäre zB. gemeinnütziger
US-Verein zur Förderung der xy-Kultur in Österreich) Für   Musiker   und   Musikgruppen,   die   bei Tanzveranstaltungen auftreten,   dürfen   die Vereinfachungen     generell     nicht     in     Anspruch     genommen     werden.     Der     Begriff
Tanzveranstaltungen    ist    auch    auf    die   Veranstaltung    von    Raves,   Clubbings   etc.
anzuwenden. Die Vereinfachung ist weiters generell nicht anwendbar, wenn der Ausländer eine für den Veranstalter erkennbar unrichtige Erklärung abgegeben hat. Hier handelt es sich um eine
subjektive Größe, die vom Finanzamt nicht objektiv geprüft werden kann. Diese Regelung
ist sehr unbestimmt und lässt der Finanzverwaltung relativ viel Interpretationsspielraum
offen.

KommEnt - Handbuch für die Förderung entwicklungspolitischer Informationsarbeit Anhang Buchhaltung Seite 27/27 Im folgenden empfehlen wir folgende Vorgangsweise: Ist nach österreichischem Recht (§ 99 EStG) Abzugsteuer einzubehalten ?
Wenn    ja:    Besteht    durch    das    jeweilige    DBA    (Doppelbesteuerungsabkommen) dennoch Steuerfreiheit in Österreich? Wenn   nicht:   Kann   aufgrund   des   Erlasses   (Vereinfachungsgründe)   der   Abzug unterbleiben ? Wenn nicht: Abzugsteuer abführen!
Wenn Steuerfreiheit: Kann eine Ansässigkeitsbescheinigung vorgelegt werden? Der Steuerabzug kann unterbleiben, wenn die Ansässigkeitsbescheinigung frühestens ein Jahr vor / bzw. spätestens ein Jahr nach dem   Zeitpunkt   der   Tätigkeit (Mitwirkung an Unterhaltungsdarbietung, Auftritt) von der ausländischen Abgabenbehörde ausgestellt wird. Wenn nicht - Abzugsteuer abführen, und eventuell den Künstler / Vortragenden etc. selbst auf die Möglichkeit der Rückerstattung hinweisen (diese Möglichkeit hat nur
der Ausländer selbst) Bei Ansässigkeitsbescheinigung: dokumentieren, warum keine Abzugsteuer abgeführt wurde
(z.B.: steuerfrei gem. Art. .... DBA X-land) Da die einzelnen Doppelbesteuerungsabkommen oft schwierig zu interpretieren sind, wird in
Zweifelsfragen    jedenfalls    die    Beiziehung    von    Experten    (z.B.    Wirtschaftstreuhänder)
empfohlen.