Zu allererst: Bitte nutzen Sie die Effizienz von E-Mail und Fax für Anfragen und Sendung von Unterlagen. Sie erhalten aufgrund derartiger Sendungen umgehend umfassende entsprechende Antwort!
Grundsätzlich gilt: Die Buchhaltung besteht im Grunde aus 2 unabhängigen "Kreisen", die unabhängig voneinander aufbereitet (sprich in beliebig vielen Facherln separat abgelegt) werden sollten:
1.: "Rechnungskreis": Eingangs/Ausgangsrechnungen, Buchungsmitteilungen vom Finanzamt, behördliche Mitteilungen sowie sonstige Mitteilungen/Schriftverkehr.
2.: "Zahlungsmittelkreis": Kassa, Bank (Kreditkarten), Spesen-/Barverrechnung.
Gemeinsam ist den Kreisen nur das Datum als bestimmendes Ordnungskriterium (das heißt, alles dreht sich ums Datum):
ad 1.: "Rechnungskreis": Hier gilt bei Eingangsrechnungen,... chronologische (=nach Datum sortierte) Ablage nach dem Zeitpunkt des Erhaltes der Belege. Auch Ablage nach Lieferanten-Namen (hier dann jeweils nach Datum aufsteigend sortierte Rechnungen innerhalb der verschiedenen Lieferanten) innerhalb einer Periode ist möglich. Bei Ausgangsrechnungen gilt: Ablage nach Leistungserbringung, das heißt nach erbrachter Leistung sollte (spätestens) die Ausgangsrechnung geschrieben werden. Grund: Die Umsatzsteuer (im Gegensatz von der Vorsteuer) wird nicht von der Rechnungsausstellung bzw Erhalt, sondern von der Leistungserfüllung abhängig gemacht (Maximal ein Monat nach Leistungserbringung ist die Umsatzsteuer fällig - unabhängig von einer Rechnungsausstellung). Außerdem bekommt man das Entgelt schneller. Zum Rechnungskreis gehören:
Rechnungslegungskreis und Zahlungskreis sind zu trennen. Sprich: Leistungserbringung und gestellte oder erhaltene Rechnung hat nichts mit dem Zahlungskreis bzw. Zahlungseingang oder Zahlungsausgang zu tun und sollte separat behandelt und abgelegt werden. Wenn ER´s [Eingangsrechnungen] oder AR´s [Ausgangsrechnungen] bar bezahlt oder per Scheck bezahlt wurden, bitte dies auf den Rechnungen entsprechend vermerken ( Bar am ... bezahlt, mit Scheck Nr.:..... bezahlt, mit Kreditkarte Nr.:/Art....bezahlt) und bei Barzahlungen nicht auf die Eintragung ins Kassabuch vergessen.
Belege sollten - nach erfolgter Lieferscheinüberprüfung und Rechnungsbetragsprüfung sowie Rechnungsform-Prüfung (z.B. angegebene UID Nummer bei innergemeinschaftlichen Lieferungen) nur einmal nach oben erwähnten Kriterien (also ER, AR, BUMI, sonstiger Schriftverkehr, etc. chronologisch bzw. nach Datum des Belegerhaltes bei verspäteter Zustellung) abgelegt werden und nach erfolgter Verbuchung nicht mehr umsortiert werden (also kein Umsortieren bei der Zahlung von bereits gebuchten aber noch nicht bezahlten Rechnungen zum Kassabeleg oder Bankbeleg); in der Kassa/Bank ist ein unnötiger Beleg zuviel und bei den Eingangsrechnungen oder beim jeweiligen Belegsymbol zugeordneten Ablagekreis einer zuwenig. Werden AR´s oder Er´s während der Buchungsperiode bar oder mit Scheck/Kreditkarte bezahlt, ist ein Hinweis auf der betreffenden Rechnung (wann und wie bezahlt) sehr hilfreich. Gleiches gilt für das Umschlichten nach Alphabet, hier ist es hinterher oft nur mit großem Zeitaufwand möglich, alle Rechnungen von bestimmten Perioden zusammen zu klauben - Die Steuerbemessungsgrundlagen werden nicht nach Namen, sondern nach Ereignissen (Perioden) ermittelt. Des weitern ist jeder unnötige Handgriff mit Zeitaufwand verbunden und ein mehrfaches Übermitteln von gleichen Rechnungen (Einmal Rechnungserhalt und dann nochmals mit der Zahlung) kann zu Doppelerfassungen führen.
Mit erfolgter Verbuchung sind die Belege "tabu", das heißt eventuell erforderliche Entnahmen aus den jeweiligen Ablagen sollten nur in Form von KOPIEN erfolgen. In früheren Zeiten ausgeübte Praxis von zeitraubenden und verwirrenden Schlichtarbeiten (Rechnungen erhalten -> Rechnungen geprüft -> Rechnungen unbezahlt -> Rechnungen zur Zahlung -> Rechnungen bezahlt, oft auch noch separat nach Namen sortiert usw.) sind heutzutage Dank EDV nicht mehr erforderlich. In gemeinsamer Absprache zwischen der Buchhaltung und den mit dem Ablagewesen und der Unterlagenaufbereitung betrauten Personen sollte es möglich sein, ein effizientes und rationelles sowie "schlankes" zeitsparendes Aufbereitungs- und Ablagesystem zu organisieren. Sämtliche für den Klienten erforderliche Informationen (Buchungstext, Zahlungsbedingungen, Bankverbindungen, Mahnstufen, Sondervereinbarungen zB Ratenzahlungen usw werden bereits bei der Verbuchung miterfaßt, um dem Klienten einen nochmaligen Zugriff auf die "realen" Belege zu ersparen. Zusammenfassend gesagt sollte jeder Beleg möglichst nur einmal in die Hand genommen werden müssen. Dies gilt auch für Prüfungshandlungen: Hier sollte es genügen, dem Prüfungsorgan die Konten und Journale sowie die Ordner der verschiedenen Perioden bereitzustellen. Dieser sollte eventuell angeforderte Belege alleine ohne stundenlangem Beisein des(der) jeweiligen (soferne noch vorhanden) Mitarbeiters(in) in kurzer Zeit finden. Stimmen Journale und Konten nicht mit der tatsächlichen Belegablage bzw. tatsächlichem Geschäftvorgang überein, sind die Prüforgane meist geneigt, tiefere Blicke in die jeweiligen Ablagesysteme zu werfen.
Ad Zahlungen: Die ausgewiesenen Vorsteuern und Umsatzsteuern werden nicht bei Bezahlung (Ausnahme Ist-Versteuerer §17 UStG), sondern abhängig vom Rechnungslegungsdatum fällig. Weiters stellt eine Ausgangsrechnung noch keinen tatsächlichen Zahlungsmitteleingang bzw. eine erhaltene Eingangsrechnung noch keinen Zahlungsmittelausgang dar. Für eine aktuelle Offene Posten (OP-) Liste ist es daher zweckmäßig, jedenfalls ALLE bis zum jeweiligen Absende- oder Übergabedatum gestellten und erhaltenen Rechnungen den zu bearbeitenden Unterlagen beizulegen (das heißt auch nicht anerkannte Rechnungen etc.). Möglichst aktuelle Unterlagen erleichtern auch die Finanzplanung und die betriebswirtschaftliche Analyse der unternehmerischen Entwicklung - dient also zur Bestandsicherung (rechtzeitige Erkennung von Fehlentwicklungen) bzw. als Grundlage der Abweichungsanalyse bei Differenzen von Sollzustand/Ist-Zustand und der damit zusammenhängenden rechtzeitigen Ergreifung von Gegenmaßnahmen.
ad 2.: "Zahlungsmittelkreis": Hier gilt immer Ablage nach dem tatsächlichen Datum des Zahlungsflusses.
Vereinfacht hat sich eingebürgert, Eingangsrechnungen, die bar bezahlt wurden, direkt den Kassabuchbelegen zuzuordnen, wobei (solange es um verhältnismäßig kleine Summen handelt) nichts einzuwenden ist bzw. sogar zu begrüssen ist. Bei Bareingängen betreffend Ausgangsrechnungen bitte bei der Kassabucheintragung immer Kunde und/oder Rechnungsnummer vermerken.
Oben angeführte Empfehlungen haben sich bis dato sehr bewährt. Belege sind heutzutage nicht mehr nur lästiges Sortieren, sondern haben bis zu 70% (20%UST + 50% Progression) Bargeldcharakter, die im Falle der nicht ordnungsgemäßen Aufbereitung verlustig gehen können und - mehr noch - zu Mehrkosten werden können. Gut aufbereitete - natürlich auf die individuellen Gegebenheiten abgestimmte - Buchhaltungsunterlagen bedeuten möglichst geringen Aufbereitungsaufwand klientenseits, geringe Steuerberatungskosten, entspannte Atmosphäre im Falle von Betriebsprüfungen und nicht zuletzt gewährleistet gute Buchhaltungsunterlagenaufbereitung rechtzeitige Erkennung (und Beratung) von Adaptierungsbedarf und Einleitung von event. erforderlichen Gegenmaßnahmen sowie erleichtert dies Bankbesprechungen hinsichtlich Kreditbesprechungen.
Fazit: Vollständige und pünktliche Unterlagen, die obendrein zeitsparend und richtig behandelt (=aufbereitet) wurden, kosten nicht nur weniger Zeit und Geld, sondern bringen im Regelfall Zeitersparnisse und Geld!
Weitere Informationen, die laufend aktualisiert werden sowie Antworten auf häufige Fragen finden Sie auch in unserem Archiv über die Volltextsuche hier . (06-04-2003)