Nomenklatur: Bitte tragen Sie in die Betreffzeile immer ein:
Ihren Namen: Jahr Monat, Behörde/Firma die es betrifft, und möglichst detaillierte Kurzbeschreibung des Inhalts, z.B.:
Kommunikation,
Outlook, Datenaustausch
Betreffend Kommunikation per Telefon lesen Sie bitte hier
unter Arbeitsweise. (06-04-2002)
Nachdem unsere gesamte nonverbale Kommunikation (E-Mail, Fax, SMS) sowie Termin- und Aufgabenverwaltung mittels Outlook verwaltet wird, ersuchen wir Sie um Beachtung folgender Punkte:
Bitte aktivieren Sie in Ihrem E-Mail Programm unter Verlaufsoptionen die
Optionen
* Das Lesen meiner gesendeten Nachrichten bestätigen
(Empfangsbestätigung)
* Die Übermittlung meiner gesendeten Nachrichten bestätigen
(Sendebestätigung) 13-02-2008
Nomenklatur: Bitte tragen Sie in die Betreffzeile
immer ein:
Ihren Namen: Jahr Monat, Behörde/Firma die es betrifft, und möglichst
detaillierte Kurzbeschreibung des Inhalts,
z.B.:
Müller: 2000 FA Einkommensteuer Anfrage Steuernachzahlung wieviel?
Merkhilfe: Ihr Name: Wann (welche(n)
Zeitpunkt,-periode betrifft es), Woher (wen betrifft es), was
betrifft es.
Wir ersparen uns eine Titulierung des Mails bei der Archivierung für das
Wiederauffinden.......und Sie auch! Mails ohne sinnvolle Betreffzeile sind wie ein Stapel
durcheinandergemischter verschiedener Dokumente. Wie soll man da effizient etwas finden,
ohne alle Dokumente durchzusehen?
Aufgrund unserer eingerichteten (SMS-)Weiterleitung auf Mobiltelefon
können wir auch von unterwegs aus sofort reagieren bzw. antworten, da die ersten 166
Zeichen Ihrer Nachricht weitergeleitet werden.
Info: Warum Ihren Namen in die Betreffzeile eintragen? Outlook "verliert" beim verschieben der
Nachricht aus dem Posteingang zu Aufgaben oder Terminen den Absender, dies bedeutet, ohne
Hinzufügen Ihres Namens in die Betreffzeile weiss man nicht mehr, wen was betroffen hat
und in der Erinnerungsmaske steht dann zB nur: "Anfrage Steuernachzahlung wieviel
2000?" . Wen es betrifft, lässt sich allerdings nicht mehr festellen!
Bei Mehrfachkommunikation per E-Mail betreffend
eines bestimmten Sachverhaltes bitte immer mit Befehl
"Antworten" (Originaltext mit
einschließen) antworten, bitte andere Schriftfarbe
verwenden, keine neuen Mails
verfassen. Damit sehen Sie und wir auf einen Blick, was der Inhalt der bisherigen
Kommunikation war (alles in einem Mail) und müssen sich nicht diverse Mails ansehen und
suchen, um auf den bisherigen Inhalt draufzukommen. (14-02-2001)
Umfangreichere Konversationen werden damit wesentlich übersichtlicher! Wenn Sie
"neue" Mails verfassen, müssen wir Kommunikationsabläufe unter Umständen erst
mühsam zusammensuchen und Sie auch, bei "Antworten" sieht man das
ursprüngliche Mail regelmäßig sofort in einem Mail!
Um es zu verdeutlichen: Wenn Sie mit uns zum Beispiel 5 mal wegen eines
Sachverhaltes hin und her mailen und Sie immer eigene E-Mails verfassen
anstatt mit Befehl "Antworten" zu antworten, müssen Sie und wir 10 mal E-Mails
suchen und zusammensortieren, um den bisherigen Stand der Konversation über den
Sachverhalt zu erfahren, wenn anstelle mit dem Befehl "Antworten" zu
antworten um den Gesamtkontext zu erhalten! Mit "Antworten" steht alles
in einem E-Mail und Sie brauchen nur einmal suchen (ursprünglichen Text
beim Antworten miteinschließen)! (04-04-2002)
Ein visuelles Beispiel einer E-Mailkonversation
können Sie hier sehen. (Beginn ist immer am Ende
des Dokumentes, zu oberst ist der letzte (=neueste) Stand, also von unten nach oben
(aktuellster Stand) lesen. An den Farben und der Einrückung erkennt man sofort, wo was an
Information von wem wann hinzugefügt wurde und man hat die gesamte Kommunikation in einer
Datei an einem Ort! (04-05-2002)
Bitte wechseln Sie betreffend eines Themas nicht die Kommunikationsform.
Gemeint ist damit, dass Anfragen per E-Mail oder Fax per E-Mail oder Fax beantwortet
werden und nicht Einzelkontexte per Telefon. Der Grund ist, dass es sonst später Probleme
bei der Nachvollziehung gibt, weil mündliche Besprechungen nicht aufscheinen und nicht
nachvollziehbar sind.(02-10-2002)
Hinweis: Verwenden Sie Betreffzeilentexte zu jenen Texten, die auch tatsächlich im E-Mailtext stehen, vielen Dank. Öfters werden "alte" Mails zur Verfassung neuer E-Mails verwendet. Der Text wird wohl neu verfasst, nur auf die Aktualisierung des Betreffs wird vergessen.Dies kann zu Verwirrungen führen, jedenfalls aber zu unnötiger Mehrarbeit. (15-04-2002)
Tipp: Speicherung des HTML-Formats in Outlook
(Outlook-Express) unter Befehl "Extras" "Optionen" Karteikärtchen
"E-Mail Format".
Outlook 98:
Outlook 2000:
Suchen: Outlook:
<ALT> x u , Outlook Express: <Alt> b s (24-02-2001)
Tipp: Groß- oder Kleinschreibung egal, auch Teile von Wörtern sind suchbar.
(15-04-2002)
Tipp: Outlook (Express) Dateiverwaltung mit Total Commander (früher Windows-Commander):
Die betreffenden E-Mails einfach mit der Maus markieren und an den gewünschten Platz im
Total Commander (Win-Commander) ziehen!Die gesamte E-Mail
wird samt Inhalt und Attachements (Anlagen) kopiert (oder verschoben wenn
gewünscht). Dateiname ist Inhalt der Betreffzeile! (11-10-2001)
Tipp: Sie können in der Suchzeile wie in einer
Suchmaschine (wir empfehlen dazu im Internet die Suchmaschine
Google) einzelne Wörter oder Wortbestandteile durch Leertaste getrennt eingeben,
diese werden automatisch mit dem logischen "&" oder "UND"
verknüpft. Deshalb empfiehlt es sich auch, möglichst viel suchrelevante Begriffe in die
Betreffzeile von E-Mails zu schreiben. (20-02-2001)
Tipp: Durch Anlegen eines Ordners (z.B. Post) zur Ablage
der empfangenen und gesendeten Objekte (E-Mails, Faxe, SMS) können Kommunikationsabläufe
übersichtlich und rasch nachvollzogen werden. (06-01-2001)