Betreffend Umsetzung des sogenannten "papierlosen"
Büros stehen wir gerne unterstützend beratend zur Seite. Die Vorteile liegen im
Detail und kommen spätestens beim zweiten Zugriff auf ein Dokument zum Tragen
(Bis 90% Zeitersparnis, kein Papierverbrauch). Tipps dazu siehe bitte edv_software_links_anwendungstip.htm
Wenn man sich nur die Arbeitsschritte und den Zeitaufwand für den einfachen Vorgang des
Erhaltes eines Schriftstückes per Post (zum Beispiel eines Bescheides oder eines anderen
Schreibens) vorstellt, welches momentan nicht bearbeitet werden kann und zB in 2 Wochen
bearbeitet werden soll:
- Physische Empfangnahme,
- Beförderung mit Vergabe eines Eingangsvermerkes zur betreffenden Arbeitsstelle
(Zeitverlust),
- Erfassen des Schriftstückes (Eingangsstempel suchen, stempeln,..),
- physische Ablage (zum Ablageort gehen, Schrank öffnen, betreffenden Ordner suchen,
betreffende Stelle im Ordner suchen, Schriftstück heften, ablegen, Schrank schließen,
zum Arbeitsplatz zurückkehren, weiterarbeiten),
- Erfassen des Termines zur Bearbeitung (Notiz schreiben oder anderen Zettel verfassen),
- nach zwei Wochen: Erinnerungsnotiz finden oder in Kalender nachsehen, zum Ablageort
gehen, Schrank öffnen, betreffenden Ordner suchen, betreffende Stelle im Ordner suchen,
Schriftstück zur Bearbeitung entnehmen, zum Arbeitsplatz zurückkehren, eventuell Kopie
erstellen, eventuelle Rückfrage an Absender verfassen (neuen Brief schreiben),
-wieder Notiz für Evidenz schreiben, Brief und ursprüngliches Dokument heften, zum
Schrank gehen, Ordner suchen, usw usw...
- Neues Schriftstück kuvertieren, Stempelmarke kleben, zum Postkasterl gehen,
- Postweg und Reaktion des Empfängers abwarten (Zeit), usw.....siehe wieder oben zu
Beginn.
Andere Lösungsmöglichkeit obigen Beispiels:
- Physische Empfangnahme,
- Beleg scannen, (Empfehlung: FineReader von ABBYY, siehe edv_software_links_anwendungstip.htm) (08-04-2003)
- Dateinamen vergeben und Dokument abspeichern (Datum Empfang wird automatisch
mitdokumentiert), gleichzeitig Datei nach zB Outlook (Kalender, Aufgaben)
"ziehen" und Erinnerungstermin eingeben und so noch nicht erfasst E-Mail Adresse
oder Faxnummer des Absenders erfassen,
- nach zwei Wochen erscheint Erinnerungsfenster - doppelklick auf Dateilink und Dokument
erscheint am Bildschirm,
- Schriftstück direkt ergänzen (editieren) und /oder samt Beibrief mit Rückfrage direkt
mit Empfangsbestätigungsanforderung an Absender per E-Mail oder Fax zurücksenden,
gleichzeitig neue Datei nach zB Outlook (Kalender, Aufgaben) "ziehen" und neuen
Erinnerungstermin eingeben, usw...
Hinweis: Bei papierloser Arbeitsweise werden die einzelnen
Arbeitsvorgänge an sich dokumentiert, diese weiters datumsmäßig sowie zeitmäßig
automatisch mitgespeichert. Speichervorgänge von Dateien werden durch Erstellung von
Verknüpfungen zu häufig verwendeten Ordnern zusätzlich noch beschleunigt. (15-04-2002)
Wenn man jeden einzelnen Arbeitsschritt mit gestoppter Zeit bei beiden
oben angeführten Varianten mitnotiert - und die dafür benötigte Zeit vergleicht,
könnte ohne Weiters ein "Aha-Erlebnis" resultieren ;-). Und obiger Vorgang
betrifft meist ja nicht nur ein Schriftstück, einen
Arbeitsvorgang und einen Arbeitnehmer.Vielmehr müsste die Zeitdifferenz
mit der Anzahl der Geschäftsfälle und beteiligten Personen unter Berücksichtigung von
Telefonzeiten und Postwegzeiten multipliziert werden. Diese Zeit könnte gewinnbringend
oder freizeitbringend genutzt werden!
Die Kosten dafür sind marginal. Den Zeitaufwand zu Beginn bestimmen Sie bzw. hängt von
Ihnen ab. Wichtig ist unseres Erachtens, dass:
- Grundvorraussetzungen Hardware und Datensicherung erfüllt sind. Siehe bitte dazu EDV-Tipps .
- Mit den grundsätzlichen Programmen (siehe oben) umgegangen werden kann und die
erforderlichen Dateiformate (TIF imaging.htm, PDF pdfacrobat_reader.htm) erzeugen werden können,
- Eine einheitliche betriebliche Nomenklatur für die Dateiverwaltung erstellt ist,
- Eine eindeutige Informations- und Kommunikationsorganisation besteht (Aufbau- und
Ablauforganisation).
- es einen Tag "x" gibt, ab diesem alles, was Sie in Händen
halten, sofort eingescannt und rasch auffindbar sowie suchbar
tituliert abgespeichert wird. Nach einer (betriebsspezifisch abhängigen)
Übergangszeit hat sich das Thema Papier automatisch eliminiert.
- Sie, - einfach formuliert - nehmen sich einmal die Zeit, Grundbefehle
und Möglichkeiten von Programmverknüpfungen im Sinne von Anwendung eines
Datensatzes für verschiedene Zwecke zu lernen. (26-3-2002)