Letzte Änderung am Sonntag, 06. April 2003

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Belegaufbereitung für die Buchführung, gilt nur für Einnahmen-Ausgabenrechner: (07-05-2002)

Soferne wir Buchhaltungsunterlagen in Papierform erhalten, empfehlen wir die Belegbereitstellung wie nachfolgend beschrieben.
Wenn ein funktionierendes Warenwirtschaftssystem oder/und Kassensystem eingesetzt wird, ist auch die papierlose Buchführung möglich.
Soferne Sie Ihre Einnahmen und Ausgaben in einem Programm oder Excel-Sheet verwalten, senden Sie uns die Daten per E-Mail an mailto:jaeger@aon.at zu.

  • Senden Sie uns bitte nur ein Poststück (Paket) je Buchführungsperiode. Dieses immer als Paket und nie per EMS oder als (eingeschriebenen) Brief an die vereinbarte Postanschrift.

  • Senden Sie uns bitte die Unterlagen immer 5-10 Tage nach Ablauf des vorangegangenen Monats (Offene Posten Verwaltung) oder bei Quartalsbuchhaltung immer 5-10 Tage nach Ablauf des letzten Quartals regelmäßig. Bei Jahresbuchhaltungen bitte in den ersten fünf Monaten des nachfolgenden Jahres.

  • In dem Paket nur Ordner senden, also keine Mappen, fliegende Klarsichthüllen oder ähnliches.

  • Immer den oder die gleichen Ordner versenden, bis neue Ordner angelegt werden müssen (also voll sind).

  • Die neuen Belege immer über die bereits gebuchten Belege ablegen, gebuchte Belege niemals entfernen oder umsortieren. Nie später eingelangte Belege unter bereits gebuchte Belege geben, diese werden nicht mehr gebucht.

  • Barzahlungen von Eingangsrechnungen oder Ausgangsrechnungen: Bitte immer auf Rechnung vermerken, wer wann bezahlt hat mit Vermerk "Bar".

  • Den (oder die Ordner) mit Trennblättern in nachfolgende Bereiche einteilen und die Belege darin fortlaufend aufsteigend sortiert pro Buchungsmonat ablegen:
    - Banken: Je Bank eine eigene Abteilung im Ordner
    - Barverrechnung: Je Person eine eigene Abteilung im Ordner
    - Sonstiger Schriftverkehr

    Bankauszüge nach Banken getrennt und nach Bankauszugsnummer vollständig und aufsteigend sortiert ablegen. Für jedes Bankkonto eine eigene Abteilung im Ordner.
    Bankausgänge: Bei jeder Zahlung muß eindeutig sein, wer wem was zahlt. Bei Privatzahlungen bitte dies bei Zahlung auf Bankbeleg vermerken. Bei Banküberweisungen immer die Zahlungsbestätigung(en) zusammen mit der oder den entsprechenden Eingangsrechnung(en) zum betreffenden Bankauszug ablegen. Bei Kreditkartenabrechnungen die Kreditkartenabrechnung zum entsprechenden Bankauszug ablegen. Die entsprechenden Belege der Kreditkartenabrechnung zur Barverrechnung geben. Nicht vorhandene Belege werden auf Privatkonto verbucht.
    Bankeingänge: Bei Eigenerlag immer vermerken, dass es um eine Privateinlage geht und nicht um einen Erlös. Zu jeder Kundenzahlung die entsprechende(n) Ausgangsrechnung(en) zusammen mit der Zahlungsbestätigung zum entsprechenden Bankauszug geben.
    Wenn mehrere Personen Zugriff auf Bankkonto haben, bitte bei Behebungen oder Einzahlungen/Einlagen immer entsprechende Person anmerken.
    Bei Telebanking: Bitte immer Bankauszüge (Umsatzlistungen) mit den Buchhaltungsunterlagen mitsenden, aus denen sie Saldenbewegungen ersichtlich sind (13-08-2002).

    Barverrechnung (Barausgaben, Bareinnahmen):

    Alle Barbelege datumsmäßig (nach Zahlung) aufsteigend ablegen. Zu den Barbelegen zählen alle Belege, die bar oder mit Bankomatkarte oder Kreditkarte bezahlt werden. Bei mehreren Personen (Personengesellschaft) bitte pro Person eine eigene Barverrechnungsabteilung im Ordner anlegen.
    Es ist das Datum der Auszahlung relevant und nicht das Belegdatum.
    Bei Barzahlungen von Ausgangsrechnungen von Kunden die Ausgangsrechnung mit Zahlungsvermerk wann bezahlt wurde zu den Barbelegen geben. (Bei Bankzahlung des Kunden die Ausgangsrechnung zum entsprechenden Bankauszug geben).
    Bei Barzahlung an Lieferanten Eingangsrechnung zu den Barbelegen geben. (Bei Bezahlung über die Bank die Eingangsrechnung zum entsprechenden Bankbeleg geben).
    Kostenarten (Treibstoff, Bürobedarf, Werbung...) können monatsweise zusammengefasst abgelegt werden. Bei mehreren KFZ bitte immer Kennzeichen auf Belegen angeben, bei Werbungsaufwand immer Grund und Geschäftspartner angeben.
    Rechnungen, die Sie von einem Privatbankkonto überweisen und die betrieblich veranlasst sind, bitte auch unter Barverrechnung ablegen. (03-04-2003)
    Es wird empfohlen, ein Kassabuch (Kassenbuch) oder Bankbuch (Bankenbuch) zu führen. Information dazu siehe bitte belegaufbereitungbuchfuehrung.htm sowie EinfuerhungBuchhaltung.htm . (18-03-2003)

    Sonstiger Schriftverkehr: Im Ordner zu oberst ablegen: Sonderausgabenbestätigungen, KFZ-Zulassungsscheine bei Erwerb, Leasingverträge, Versicherungspolizzen, Vorschreibungen Krankenkassen, Finanzamt-Buchungsmitteilungen und Bescheide, usw usw...., die bearbeitete letzte Chronik sowie nachgeforderte Belege.

Sollten Sie über ein Ein-Ausgabenrechnungsprogramm verfügen oder eine Excel-Tabelle führen, bitte Eingänge und Ausgänge möglichst detailliert erfassen.Jede Bareinnahme (auch Bankomatzahlungen oder Kreditkartenzahlungen) von Kunden einzeln erfassen. Bitte darauf achten, dass aufgrund Ihrer Aufzeichnungen (Eintragungen) jeder Beleg auf physisch in kürzester Zeit im Ordner gefunden werden kann. Senden Sie uns bitte die Daten zu jeder Buchführungsperiode zu, vielen Dank.In geeigneter Spalte sollten Sie für die einzelnen Bargeldbewegungsarten eindeutige Kurzbezeichnungen (= Belegkreise) für Barbewegungen, Bons, Bankomat, Kreditkarten, usw. erfassen. (28-05-2002)

Hinweis zu Eingangsrechnungen
: Immer Lieferscheine und Rechnungen kontrollieren. Nach Kontrolle empfiehlt sich die sofortige Eintragung der Zahlung in das Telebankingprogramm oder Ablage des ausgefüllten Zahlscheines in einen Datumsordner. Immer Rechnungsnummern bei den Zahlungen (auch bei der Kopie) anführen. Bei Erhalt von Eingangsrechnungen mit Umsatzsteuerausweis immer darauf achten (prüfen), ob UST-Ausweis korrekt ist und es sich beim Rechnungsaussteller um einen ustlichen Unternehmer handelt (welcher die in Rechnung gestellte Umsatzsteuer auch an das Finanzamt abführt.) Im Zweifel Vermerk Steuer Nr. des Ausstellers auf Rechnung.(28-03-2002)  
Achten Sie auf die richtige Bezeichnung des Rechnungsempfängers  (exakte Firmenbezeichnung - wie im Firmenbuch eingetragen)  und richtige Rechnungsanschrift  bei Eingangsrechnungen Nur wenn dies exakt übereinstimmt, sind Sie zum Vorsteuerabzug berechtigt.(02-05-2002)

Hinweis zu Ausgangsrechnungen fortlaufend aufsteigend nach Datum und Ausgangsrechnungsnummer sortiert ablegen. Datum und Rechnungsnummer muß zusammenstimmen. Für gleiche Kunden immer gleiche Kundennamen bei der Rechnungsausstellung verwenden. Jedes Wirtschaftsjahr mit neuer fortlaufender Nummerierung beginnen. Bei Kundenbarzahlungen immer auf Rechnungen vermerken, von wem und wann bezahlt wurde, sowie Kassaeingangsbeleg für die Einzahlung erstellen und zu den Kassabelegen geben.

Bitte zeichnen Sie Eigenverbrauch geeignet auf und zeichnen Sie Gratislieferungen (aus Werbungsründen) separat auf. Übermitteln Sie uns bitte diese Aufzeichnungen je Buchungsperiode, vielen Dank.  
Erfassen Sie diese Aufzeichnungen zu Nettoeinstandspreisen (ohne Umsatzsteuer und zum Einkaufspreis) und dies pro Entnahme. Bei der Erstellung geeigneter Zusammenfassungen (Excel) je Buchungsperiode sind wir Ihnen gerne behilflich. (14-08-2002)

Weitere Informationen zu Rechnungswesen finden sie unter Rechnungswesen, Grundsätze und Klientenhinweise Rechnungswesen  sowie unter Kundgebung BMF 22. 5. 1990, 02 2261/4-IV/2/90 (Erlaß), AÖF 1990/169 (28-05-2002)

Weitere Informationen, die laufend aktualisiert werden sowie Antworten auf häufige Fragen finden Sie auch in unserem Archiv über die Volltextsuche hier . (06-04-2003)

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