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Letzte Änderung am Sonntag, 06. April 2003
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Belegaufbereitung für die
Buchführung, gilt nur für Einnahmen-Ausgabenrechner:
(07-05-2002)
Soferne wir Buchhaltungsunterlagen in Papierform erhalten, empfehlen wir die
Belegbereitstellung wie nachfolgend beschrieben.
Wenn ein funktionierendes Warenwirtschaftssystem oder/und Kassensystem eingesetzt wird,
ist auch die papierlose Buchführung möglich.
Soferne Sie Ihre Einnahmen und Ausgaben in einem Programm oder Excel-Sheet verwalten,
senden Sie uns die Daten per E-Mail an mailto:jaeger@aon.at
zu.
Senden Sie uns bitte nur ein Poststück (Paket) je
Buchführungsperiode. Dieses immer als Paket und nie per EMS oder als
(eingeschriebenen) Brief an die vereinbarte Postanschrift.
Senden Sie uns bitte die Unterlagen immer 5-10 Tage nach Ablauf des
vorangegangenen Monats (Offene Posten Verwaltung) oder bei Quartalsbuchhaltung immer 5-10
Tage nach Ablauf des letzten Quartals regelmäßig. Bei
Jahresbuchhaltungen bitte in den ersten fünf Monaten des nachfolgenden Jahres.
In dem Paket nur Ordner senden, also keine Mappen,
fliegende Klarsichthüllen oder ähnliches.
Immer den oder die gleichen Ordner versenden, bis neue Ordner angelegt
werden müssen (also voll sind).
Die neuen Belege immer über die bereits gebuchten
Belege ablegen, gebuchte Belege niemals entfernen oder umsortieren. Nie
später eingelangte Belege unter bereits gebuchte Belege geben, diese werden nicht mehr
gebucht.
Barzahlungen von Eingangsrechnungen oder Ausgangsrechnungen: Bitte immer
auf Rechnung vermerken, wer wann bezahlt hat mit Vermerk "Bar".
Den (oder die Ordner) mit Trennblättern in
nachfolgende Bereiche einteilen und die Belege darin fortlaufend aufsteigend
sortiert pro Buchungsmonat ablegen:
- Banken: Je Bank eine eigene Abteilung im Ordner
- Barverrechnung: Je Person eine eigene Abteilung im Ordner
- Sonstiger Schriftverkehr
Bankauszüge nach Banken getrennt und nach
Bankauszugsnummer vollständig und aufsteigend sortiert ablegen. Für jedes Bankkonto eine
eigene Abteilung im Ordner.
Bankausgänge: Bei jeder Zahlung muß eindeutig sein, wer wem was
zahlt. Bei Privatzahlungen bitte dies bei Zahlung auf Bankbeleg vermerken. Bei
Banküberweisungen immer die Zahlungsbestätigung(en) zusammen mit der oder den
entsprechenden Eingangsrechnung(en) zum betreffenden Bankauszug ablegen. Bei
Kreditkartenabrechnungen die Kreditkartenabrechnung zum entsprechenden Bankauszug ablegen.
Die entsprechenden Belege der Kreditkartenabrechnung zur Barverrechnung geben. Nicht
vorhandene Belege werden auf Privatkonto verbucht.
Bankeingänge: Bei Eigenerlag immer vermerken, dass es um eine Privateinlage geht
und nicht um einen Erlös. Zu jeder Kundenzahlung die entsprechende(n)
Ausgangsrechnung(en) zusammen mit der Zahlungsbestätigung zum entsprechenden Bankauszug
geben.
Wenn mehrere Personen Zugriff auf Bankkonto haben, bitte bei Behebungen oder
Einzahlungen/Einlagen immer entsprechende Person anmerken.
Bei Telebanking: Bitte immer Bankauszüge (Umsatzlistungen) mit den Buchhaltungsunterlagen
mitsenden, aus denen sie Saldenbewegungen ersichtlich sind (13-08-2002).
Barverrechnung (Barausgaben, Bareinnahmen):
Alle Barbelege datumsmäßig (nach Zahlung) aufsteigend ablegen. Zu den
Barbelegen zählen alle Belege, die bar oder mit Bankomatkarte oder Kreditkarte bezahlt
werden. Bei mehreren Personen (Personengesellschaft) bitte pro Person eine eigene
Barverrechnungsabteilung im Ordner anlegen.
Es ist das Datum der Auszahlung relevant und nicht das Belegdatum.
Bei Barzahlungen von Ausgangsrechnungen von Kunden die Ausgangsrechnung
mit Zahlungsvermerk wann bezahlt wurde zu den Barbelegen geben. (Bei
Bankzahlung des Kunden die Ausgangsrechnung zum entsprechenden Bankauszug geben).
Bei Barzahlung an Lieferanten Eingangsrechnung zu den Barbelegen geben. (Bei
Bezahlung über die Bank die Eingangsrechnung zum entsprechenden Bankbeleg geben).
Kostenarten (Treibstoff, Bürobedarf, Werbung...) können monatsweise
zusammengefasst abgelegt werden. Bei mehreren KFZ bitte immer Kennzeichen auf Belegen
angeben, bei Werbungsaufwand immer Grund und Geschäftspartner angeben.
Rechnungen, die Sie von einem Privatbankkonto überweisen und die betrieblich veranlasst
sind, bitte auch unter Barverrechnung ablegen. (03-04-2003)
Es wird empfohlen, ein Kassabuch (Kassenbuch) oder Bankbuch (Bankenbuch) zu führen.
Information dazu siehe bitte belegaufbereitungbuchfuehrung.htm
sowie EinfuerhungBuchhaltung.htm . (18-03-2003)
Sonstiger Schriftverkehr: Im Ordner zu oberst
ablegen: Sonderausgabenbestätigungen, KFZ-Zulassungsscheine bei Erwerb, Leasingverträge,
Versicherungspolizzen, Vorschreibungen Krankenkassen, Finanzamt-Buchungsmitteilungen und
Bescheide, usw usw...., die bearbeitete letzte Chronik
sowie nachgeforderte Belege.
Sollten Sie über ein Ein-Ausgabenrechnungsprogramm verfügen oder eine
Excel-Tabelle führen, bitte Eingänge und Ausgänge möglichst detailliert
erfassen.Jede Bareinnahme (auch Bankomatzahlungen oder Kreditkartenzahlungen) von Kunden
einzeln erfassen. Bitte darauf achten, dass aufgrund Ihrer Aufzeichnungen (Eintragungen)
jeder Beleg auf physisch in kürzester Zeit im Ordner gefunden werden
kann. Senden Sie uns bitte die Daten zu jeder Buchführungsperiode zu, vielen Dank.In
geeigneter Spalte sollten Sie für die einzelnen Bargeldbewegungsarten eindeutige
Kurzbezeichnungen (= Belegkreise) für Barbewegungen, Bons, Bankomat, Kreditkarten, usw.
erfassen. (28-05-2002)
Hinweis zu Eingangsrechnungen: Immer Lieferscheine und Rechnungen kontrollieren.
Nach Kontrolle empfiehlt sich die sofortige Eintragung der Zahlung in das
Telebankingprogramm oder Ablage des ausgefüllten Zahlscheines in einen Datumsordner.
Immer Rechnungsnummern bei den Zahlungen (auch bei der Kopie) anführen. Bei
Erhalt von Eingangsrechnungen mit Umsatzsteuerausweis immer darauf achten (prüfen), ob
UST-Ausweis korrekt ist und es sich beim Rechnungsaussteller um einen ustlichen
Unternehmer handelt (welcher die in Rechnung gestellte Umsatzsteuer auch an das Finanzamt
abführt.) Im Zweifel Vermerk Steuer Nr. des Ausstellers auf Rechnung.(28-03-2002)
Achten Sie auf die richtige Bezeichnung des
Rechnungsempfängers (exakte Firmenbezeichnung - wie im Firmenbuch
eingetragen) und richtige Rechnungsanschrift bei Eingangsrechnungen Nur
wenn dies exakt übereinstimmt, sind Sie zum Vorsteuerabzug berechtigt.(02-05-2002)
Hinweis zu Ausgangsrechnungen fortlaufend aufsteigend
nach Datum und Ausgangsrechnungsnummer sortiert ablegen. Datum und
Rechnungsnummer muß zusammenstimmen. Für gleiche Kunden immer gleiche Kundennamen bei
der Rechnungsausstellung verwenden. Jedes Wirtschaftsjahr mit neuer fortlaufender
Nummerierung beginnen. Bei Kundenbarzahlungen immer auf Rechnungen vermerken, von wem
und wann bezahlt wurde, sowie Kassaeingangsbeleg für die Einzahlung erstellen
und zu den Kassabelegen geben.
Bitte zeichnen Sie Eigenverbrauch geeignet auf und
zeichnen Sie Gratislieferungen (aus Werbungsründen)
separat auf. Übermitteln Sie uns bitte diese Aufzeichnungen je Buchungsperiode, vielen
Dank.
Erfassen Sie diese Aufzeichnungen zu Nettoeinstandspreisen (ohne Umsatzsteuer und zum
Einkaufspreis) und dies pro Entnahme. Bei der Erstellung geeigneter Zusammenfassungen
(Excel) je Buchungsperiode sind wir Ihnen gerne behilflich. (14-08-2002)
Weitere Informationen zu Rechnungswesen finden sie unter Rechnungswesen,
Grundsätze und Klientenhinweise
Rechnungswesen sowie unter Kundgebung BMF 22. 5. 1990, 02
2261/4-IV/2/90 (Erlaß), AÖF 1990/169 (28-05-2002)
Weitere Informationen, die laufend aktualisiert werden
sowie Antworten auf häufige Fragen finden Sie auch in unserem Archiv über die
Volltextsuche hier . (06-04-2003)
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