Belegaufbereitung für die Buchführung: (29-04-2002) (07-03-2003)
Soferne wir Buchhaltungsunterlagen in Papierform erhalten, empfehlen wir die
Belegbereitstellung wie nachfolgend beschrieben.
Wenn ein funktionierendes Warenwirtschaftssystem oder/und Kassensystem eingesetzt wird,
ist auch die papierlose Buchführung möglich.
Senden Sie uns bitte nur ein Poststück (Paket) je Buchführungsperiode. Dieses immer als Paket und nie per EMS oder als (eingeschriebenen) Brief an die vereinbarte Postanschrift.
Senden Sie uns bitte die Unterlagen immer 5-10 Tage nach Ablauf des vorangegangenen Monats oder bei Quartalsbuchhaltung immer 5-10 Tage nach Ablauf des letzten Quartals regelmäßig.
Bitte senden Sie uns immer alle Belege bis zum Absendetag vorhanden sind. Wenn Unterlagen zum Beispiel am 10. März für Feber gesendet werden, sollten alle Unterlagen gesendet werden, die bis 10. März bei Ihnen vorhanden sind.
In dem Paket nur Ordner senden, also keine Mappen, fliegende Klarsichthüllen oder ähnliches.
Immer den oder die gleichen Ordner versenden, bis neue Ordner angelegt werden müssen (also voll sind).
Die neuen Belege immer über die bereits gebuchten Belege ablegen, gebuchte Belege niemals entfernen oder umsortieren. Nie später eingelangte Belege unter bereits gebuchte Belege geben, diese werden nicht mehr gebucht.
Gilt nur für Einnahmen-Ausgabenrechner: Eingangs- und Ausgangsrechnungen immer zu den Barbelegen oder zu den entsprechenden Bankauszügen geben. Einnahmen-Ausgabenrechner siehe Belegaufbereitung bitte hier, nachfolgende Beschreibung nicht relevant. (07-05-2002)
Barzahlungen von Eingangsrechnungen oder Ausgangsrechnungen: Bitte immer auf Rechnung vermerken, wer wann bezahlt hat mit Vermerk "bar".
Den oder die erforderlichen Ordner mit Trennblättern so
einteilen, dass sich nachfolgende Bereiche ergeben und die Belege darin
fortlaufend aufsteigend sortiert ablegen: (07-05-2002)
- Eingangsrechnungen
- Ausgangsrechnungen
- Banken: Je Bank eine eigene Abteilung im Ordner
- Barverrechnung: Je Person eine eigene Abteilung in Ordner
- Kassabuch
- Sonstiger Schriftverkehr
Eingangsrechnungen: Alle Rechnungen, die Sie von
Lieferanten erhalten und überlicherweise über Bankkonto bezahlt werden hier ablegen.
Lieferscheine und Rechnungen stets auf formelle (Rechnungslegung) und inhaltliche
Richtigkeit (Vergleich Lieferschein Rechnung) prüfen, anschließend nach Eingangsdatum
aufsteigend ablegen, Lieferantengruppenbildung innerhalb eines Buchungmonats ist möglich.
Nach Erhalt und Kontrolle empfiehlt sich die sofortige Eintragung der geplanten Zahlung in
das Telebankingprogramm oder Ablage des ausgefüllten Zahlscheines in einen Datumsordner.
Bitte immer Rechnungsnummern bei den Zahlungen (auch bei der
Kopie bei Zahlscheinen) anführen. Wenn Barzahlungen Ihrerseits erfolgen, bitte dies auf
Rechnung vermerken. Bei Erhalt von Eingangsrechnungen mit Umsatzsteuerausweis immer darauf
achten (prüfen), ob UST-Ausweis korrekt ist und es sich beim Rechnungsaussteller um einen
ustlichen Unternehmer handelt (welcher die in Rechnung gestellte Umsatzsteuer auch an das
Finanzamt abführt.) Im Zweifel Vermerk Steuer Nr. des Ausstellers auf Rechnung anfordern.
Weiters sollte die Richtigkeit der UID Nummern des Ausstellers
überprüft werden. (07-03-2003)
Achten Sie auf die richtige Bezeichnung des
Rechnungsempfängers (Ihre exakte Firmenbezeichnung oder Ihr Name) und
richtige Rechnungsanschrift (Vorsteuerabzug!) . (07-03-2003)
Betreffend Rechnungslegungsvorschriften sehen Sie bitte unter 03_01_Rechnungslegung.htm (07-03-2003)
Ausgangsrechnungen fortlaufend aufsteigend nach Datum und
fortlaufender Ausgangsrechnungsnummer sortiert ablegen. Für gleiche Kunden immer gleiche
Kundennamen bei der Rechnungsausstellung verwenden. Jedes Wirtschaftsjahr mit neuer fortlaufender
Nummerierung beginnen. Bei Kundenbarzahlungen immer auf Rechnungen vermerken, von wem
und wann bezahlt wurde, sowie Kassaeingangsbeleg für die Einzahlung erstellen
und zu den Kassabelegen geben. Betreffend
Rechnungslegungsvorschriften sehen Sie bitte unter 03_01_Rechnungslegung.htm (07-03-2003)
Bankauszüge nach Bankkonten getrennt und nach
Bankauszugsnummer aufsteigend sortiert ablegen. Für jedes Bankkonto eine eigene Abteilung
im Ordner. Bei jeder Zahlung muß eindeutig sein, wer wem was und
warum zahlt. Jedem Bankauszug die Zahlungsbestätigungen (Auftragsbestätigungen)
beilegen. Als Verwendungszweck immer Rechnungsnummern (oder wenn nicht vorhanden
eindeutigen Zahlungsgrund) anführen. Bei Eigenerlag von Kassa auf Bankkonto den
Einzahlungsbeleg in die Kassa geben und "Eigenerlag" vermerken. Bei
Bankomatabhebungen oder Barabhebungen immer auf
Bankauszug vermerken, ob Privatentnahme oder Kassaeinlage. Sammelaufträge bei
Überweisungen sparen Bankspesen. Bei Privatüberweisungen dies auf Bankauszug vermerken.
Wenn mehrere Personen Zugriff auf Bankkonto haben, bitte bei Behebungen oder
Einzahlungen/Einlagen immer Namen der Person anmerken.
Bei Telebanking Internetbanking: Bitte immer Bankauszüge (Umsatzlistungen) mit den
Buchhaltungsunterlagen mitsenden, aus denen die Kontosalden ersichtlich
sind (13-08-2002).
Barverrechnungsbelege (Spesenverrechnungsbelege), nach Personen getrennt
datumsmäßig sortiert ablegen. Betrifft die Bar(Spesen) verrechnung mehreren Personen,
bitte pro Person eine eigene Barverrechnungsabteilung im Ordner anlegen. Kostenarten
(Treibstoff, Bürobedarf, Werbung...) können monatsweise zusammengefasst werden. Bei
mehreren KFZ bitte immer Kennzeichen auf Belegen angeben, bei Werbungsaufwand immer Grund
und Geschäftspartner angeben.
Rechnungen, die Sie von einem Privatbankkonto überweisen und die betrieblich veranlasst
sind, bitte auch unter Barverrechnung ablegen. (03-04-2003)
Kreditkartenabrechungen:
Wenn Kreditkartenabrechnungen Ihre Ausgaben betreffen, also Rechnungen
mit Kreditkarte bezahlt werden:
Die betreffende Kreditkartenabrechnung samt dazugehörigen Belegen zum entsprechenden
Bankauszug ablegen.
Wenn Kreditkartenabrechnungen Einnahmen betreffen: Siehe bitte
nachfolgend Erläuterungen zur Kassabuchführung
Kassabuch: Belege datumsmäßig (nach Zahlung)
aufsteigend nummeriert ablegen und im Kassabuch möglichst detailliert
erfassen. Wir empfehlen die Verwendung unserer kostenlosen Vorlage. Siehe bitte http://klienten.jaeger.co.at/Download .
Es ist das Datum der Auszahlung von und in die Kassa relevant und nicht das Belegdatum.
Bei verspäteter Auszahlung auf der Rückseite des Beleges "verrechnet am ..."
vermerken. Jede Bareinnahme (auch Bankomatzahlungen oder Kreditkartenzahlungen von Kunden
einzeln erfassen und täglich in das Kassabuch eintragen. Bei Übertrag von Kassa an Bank
die Einzahlungsbeträge getrennt nach Barlosungssumme, Kreditkartensummen und
Bankomatkartensumme eintragen (Kontrolle). Bitte benennen Sie Einträge der Umsätze im
Kassabuch nach Umsatzart und nach Zahlungsart. Beispiel: Erlöse Dienstleistung, Erlöse
Dienstleistung Bankomat, Erlöse Dienstleistung Mastercard, usw.... Bitte kennzeichnen Sie
auch demenstprechend auch den Kassaausgang: Bar an Bank, Bankomat an Bank, Mastercard an
Bank Der Text braucht nur einmal geschrieben werden (Wiederholungsfunktion).
(07-03-2003)
Bei Barzahlungen von Ausgangsrechnungen von Kunden die Ausgangsrechnungsnummer beim
Kassaeingang eintragen, bei Barzahlung an Lieferanten Lieferant und
Eingangsrechnungsnummer eintragen. Verwenden Sie bitte eine fortlaufende
Kassabelegnummerierung für jedes Wirtschaftsjahr. Wenn Sie unsere
Kassabuchvorlage (EDV) verwenden, speichern Sie diese vor der erstmaligen Verwendung als
Vorlage ab und vergeben Sie bitte jährlich einen neuen Dateinamen. Z.B.: 2002 Kassabuch,
2003 Kassabuch usw.. (04-04-2002) Kassastand
kann nie negativ sein (!) Wenn mehrere Personen Einzahlungen/Einlagen oder Auszahlungen
über die Kassa tätigen, bitte immer in Kassabuch entsprechende Person anmerken.
Sonstiger Schriftverkehr: Im Ordner zu oberst
ablegen: Sonderausgabenbestätigungen, Inventur, Reisediätenaufstellungen,
KFZ-Zulassungsscheine bei Erwerb, Leasingverträge, Versicherungspolizzen, Vorschreibungen
Krankenkassen, Finanzamt-Buchungsmitteilungen und Bescheide, usw usw...., kurz alles was
für die Beratung relevant sein könnte, die bearbeitete letzte Chronik, die bearbeitete Offene Posten Liste, sowie
nachgeforderte Belege.
Bitte zeichnen Sie Eigenverbrauch geeignet auf und zeichnen Sie Gratislieferungen
(aus Werbungsründen) separat auf. Übermitteln Sie uns bitte diese
Aufzeichnungen je Buchungsperiode, vielen Dank.
Erfassen Sie diese Aufzeichnungen zu Nettoeinstandspreisen (ohne Umsatzsteuer und zum
Einkaufspreis) und dies pro Entnahme. Bei der Erstellung geeigneter Zusammenfassungen
(Excel) je Buchungsperiode sind wir Ihnen gerne behilflich. (14-08-2002)
Weitere Informationen zu Rechnungswesen finden sie unter Rechnungswesen, Grundsätze und Klientenhinweise Rechnungswesen sowie unter Kundgebung BMF 22. 5. 1990, 02 2261/4-IV/2/90 (Erlaß), AÖF 1990/169 (28-05-2002) sowie unter EinfuerhungBuchhaltung.htm (18-03-2003) .
Weitere Informationen, die laufend aktualisiert werden sowie Antworten auf häufige Fragen finden Sie auch in unserem Archiv über die Volltextsuche hier . (06-04-2003)